Servtec Sénégal recrute un Assistant de Projet

Servtec Sénégal recrute un Assistant de Projet pour son client, une association de droit sénégalais qui vise à contribuer à la promotion et l’accompagnement des investissements européens au Sénégal.

Le/la titulaire du poste sera chargé sous la supervision hiérarchique et fonctionnelle la Cheffe de projet et aura la charge des missions suivantes

Activités principales

Gestion Courante de Projet

Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres intervenant dans le cadre du projet ;
Filtrer , orienter et assurer l’accueil téléphonique et physique des différents intervenants au projets ;
Gestion de l’agenda de la Cheffe de projet et des membres de l’équipe projet ;
Gestion du courrier et des différents échanges physiques et numérique relatifs au projet en liaison avec les différents membres de l’équipe projet ;
Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents projets (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données relatives au projet;
Constitution et préparation de dossiers et de fond de dossiers;
Assurer le lien entre les différents membres de l’équipe projet ;
Réalisation de mailing et diffusion de l’information en relation avec le projet ;

Gestion administrative

Appui à la Cheffe de projet et au chargé de mission ;
Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations du projet ;
Préparer différentes réunions, évènements, manifestations et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note…) ainsi que la transmission aux différents acteurs ;
Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, calendrier des évènements, etc.) ;
Réaliser la gestion administrative des contrats, documents comptables, factures et la transmission au Cabinet comptable ;
Organiser des déplacements professionnels dans le cadre du projet;

Gestion Comptable

Assurer un suivi comptable scrupuleux en collaboration avec le cabinet comptable, le Trésorier EUROCHAM et la Cheffe de projet ;
Transmission et classement des pièces comptables et administratives liées aux dépenses et autres décaissements du projet ;
Organiser des RDV mensuels avec le Commissaire aux comptes;

Gestion des membres-Evénements

Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion et autres locaux en relation avec le projet ;
Organisation en lien avec la Cheffe de projet l’accueil , l’organisation technique et logistique mais aussi le réception de personnalités/délégations accueillies par l’association dans le cadre du projet.

Profil recherché

Compétences et Connaissances

Connaissance générale des techniques de gestion administrative, gestion de projet et de secrétariat
Bonnes capacités rédactionnelles
Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc)
Usage courant d’Internet
Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise,…)
Capacités organisationnelles
Capacité de gestion simultanée de dossiers
Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés
Savoir travailler en équipe et en réseau en interne
Avoir le sens de l’écoute, du relationnel, de la diplomatie et de la courtoisie
Savoir travailler en toute autonomie (capacité à gérer les dossiers)
Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
Avoir de la méthode et de la rigueur
Savoir s’adapter à des situations complexes