Servtec Senegal recrute une Assistante Administrative

Servtec Senegal recrute une Assistante Administrative.

Nous recherchons une Assistante Administrative pour notre client, une association de droit sénégalais qui vise à contribuer à la promotion et l’accompagnement des investissements européens au Sénégal.

Objectif

Le/La titulaire du poste sera chargé sous la supervision fonctionnelle des délégués de la gestion courante , la gestion administrative et la gestion des membres.

Activités

Gestion courante

Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres ;
Filtrer et assurer l’accueil téléphonique ;
Gestion de l’agenda des Déléguées et des membres du Bureau ;
Gestion du courrier en liaison avec les différentes entités de l’association (Conseil d’administration, Bureau exécutif et Bureau permanent) ;
Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’association (annuaire interne et externe, base de données numériques et organigramme institutionnel…) ;
Constitution et préparation de dossiers ;
Assurer le lien avec le Bureau ;
Réalisation de mailing ;

Gestion administrative

Appui aux Délégué-es et membres du Bureau permanent ;
Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note…) ;
Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
Réaliser la gestion administrative des contrats et la transmission au Cabinet comptable ;
Organiser des déplacements professionnels ;

Gestion des membres – événements

Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion ;
Organisation en lien avec les Délégués l’accueil et réception de personnalités/délégations accueillies par l’association

Profil recherché

Compétences et Connaissances

Expérience sur un poste similaire
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Bonnes capacités rédactionnelles
Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc)
Usage courant d’Internet
Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
Capacités organisationnelles
Capacité de gestion simultanée de dossiers
Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés

Aptitudes et Qualités