Recrutement d’un Agent Transport et Travaux à l’ISC

ISC recrute un Agent Transport et Travaux.

Au sein d’une équipe de 6 personnes, et sous la responsabilité de l’Office Manager, vous êtes en charge du transport des personnes, de la transmission des courriers et documents de liaison et de promotion de l’offre de services. Vous assurez la maintenance de nos équipements et gérez l’entretien et les réparations de nos bureaux. Vous assurez l’identification, l’évaluation, et la gestion des travaux de nos bureaux. Excellent organisateur, polyvalent et rigoureux, doté du sens de la satisfaction client, vous portez un intérêt certain pour notre cœur d’activité (accompagnement au changement, coaching, développement du leadership) et faites vivre nos valeurs essentielles au quotidien : collaboration, bienveillance, authenticité, positivité, accomplissement.

Principales responsabilités

Transport

Transport des personnes :

•  Transporter les collaborateurs lors de déplacements professionnels et personnels : rendez-vous clients ou déplacement en mission, trajets vers l’aéroport, démarches administratives, autres trajets, selon les plannings et les directives données par votre manager
• Transporter les membres de la Direction lors de trajets de retour à domicile
• Transporter des membres des familles de collaborateurs
• En cas d’accident, effectuer immédiatement les démarches de déclarations et informer au plus vite l’Office Manager de Beautiful Soul
• Avoir sur soi tous les documents personnels légaux nécessaires ainsi que ceux du véhicule et s’assurer de leur validité.

Transport des biens

• Livrer ou récupérer des courriers et autres documents administratifs ou de liaison auprès de nos clients, partenaires, fournisseurs, et prestataires selon les priorités et instructions établies par votre manager
• Assurer le dépôt des documents et le suivi des démarches administratives (documents administratifs, fiscaux, juridiques, comptables, etc…) auprès des autorités compétentes
• Distribuer des documents promotionnels : plaquettes, brochures, flyers…dans les différents espaces ou points de vente identifiés (à Dakar)

Entretien du parc de véhicules et du matériel

• Gérer l’entretien du véhicule principalement utilisé : actuellement, une voiture : réalisation des pleins de carburant, vérification et réajustement des niveaux, suivi de l’entretien avec carnet d’entretien du véhicule, nettoyage intérieur et extérieur du véhicule
• Prévenir des réparations à effectuer et vérifier, auprès du garage mécanicien ou/et des autres prestataires, que l’entretien et/ou les réparations ont bien été réalisées.
• En transverse : contribuer à la recherche et l’identification de prestataires de qualité pour l’entretien / la réparation des équipements et matériels
• S’assurer que les outils, matériels et équipements (du véhicule et des bureaux) sont fonctionnels et maintenus en bon état de fonctionnement.
• Organiser et suivre les opérations de maintenance quand nécessaire. Le cas échéant, informer sur les besoins de réparation et de maintenance des outils, matériel et équipement de la société (matériel de bureau, imprimantes, climatiseurs, huisseries, etc.)
• Participer à la gestion du stock des outils, matériel et équipements en lien avec notre activité et l’organisation définie par votre manager
• Participer à la gestion de l’inventaire des biens immobiliers et mobiliers en lien avec notre activité et l’organisation définie par votre manager

Gestion des travaux (Gérer l’entretien et les réparations des locaux de Beautiful Soul)

• S’assurer des entretiens réguliers intérieurs et extérieurs des bureaux
• Faire le suivi des demandes et des besoins en réparations des bureaux (inclus espaces extérieurs), et des et achats à réaliser pour maintenir le niveau esthétique, de confort, et de bon fonctionnement des bureaux de Beautiful Soul (en accord avec les prérequis définis par l’équipe)
• Rechercher et identifier les prestataires les mieux qualifier pour opérer les réparations ou travaux, collecter les devis selon les procédures d’achat.
• Présenter à l’Office Manager des budgets nécessaires à cette mission, pour validation
• Organiser les interventions, suivre des travaux, contrôler les interventions des prestataires, vérifier que les réparations ont bien été réalisées dans le respect de la qualité prévue
• Contacter, accueillir et gérer les prestataires et les fournisseurs tout au long du processus de gestion des travaux
• Réaliser des travaux dans les bureaux (réparations, changement de matériel, selon les compétences).

Contribution à la bonne organisation des activités programmatiques

• Participer à la gestion des aspects logistiques liés à certains évènements ou programmes, en accord avec les actions menées par l’assistant administratif et l’assistant commercial : préparation des salles de séminaires et formations, préparation des équipements, matériels et fournitures, dans le respect des spécifications prévues
• Avec l’assistant administratif, vérifier et tenir l’inventaire du stock de fournitures liées à l’activité, gérer des commandes de réapprovisionnement de ces fournitures.

Responsabilités transversales

• Elaborer des propositions pour l’amélioration de la vie au travail
• Gérer de manière proactive des éventuelles difficultés quand celles-ci peuvent se présenter

Compétences requises 

• Etudes secondaires
• Possession du permis B en règle et valide (permis de conduire pour véhicules légers) et compétences avérées en conduite de véhicule léger
• Connaissance et Respect du code de la route et des conditions de sécurité
• Flexibilité sur le fait qu’il peut y avoir des horaires décalés et une amplitude de travail variable (charge de travail proportionnelle à l’activité, tenant compte d’une périodicité et d’une saisonnalité de cette activité)
• Ponctualité et fiabilité : Respect des horaires et des consignes,
• Honnêteté
• Connaissances techniques générales à la gestion des bâtiments
• Capacité d’organisation et de proactivité
• Autonomie, capacité d’analyse dans les échanges avec les collaborateurs, clients et avec l’administration
• Excellent relationnel, qualités d’accueil, sens du service et de la satisfaction client
• Capacité à bien communiquer à l’oral et à l’écrit en Français
• Intérêt pour notre cœur d’activité : leadership & accompagnement au changement
• Esprit positif et flexible