ACF recrute un Assistant aux services généraux
Organisation non-gouvernementale (ONG) internationale créée en France en 1979, afin d’éradiquer la faim à travers le monde, Action contre la Faim Espagne (ACF-E) est présente au Sénégal depuis 2012 pour répondre à la crise nutritionnelle qui touche le nord du pays. Depuis son ouverture, la mission s’est focalisée sur le développement des capacités nationales et locales dans le dépistage et le traitement de la malnutrition aigüe sévère. Depuis 2015, ACF développe des activités de prévention spécifique ou sensible à la nutrition (Sécurité Alimentaire, WASH, éducation nutritionnelle).
Aujourd’hui, la stratégie de la mission est de se désengager progressivement de la prise en charge de la malnutrition et de renforcer les capacités du système de santé. La mission pourra alors développer davantage d’approches préventives sur le long terme en lien avec les acteurs et les partenaires, notamment sur les questions de santé, de sécurité alimentaire, de pratiques et d’accès à des revenus.
Type de contrat : CDD de 6 mois
Objectif général du poste
Sous la responsabilité du Responsable Logistique du bureau régional, l’Assistant Services Généraux:
- Garantit la bonne gestion des services de maintenance du bureau de coordination de Dakar et des Guest house.
- Est responsable de l’organisation des transports aéroports des staffs de la mission Sénégal, du bureau régional et des projets hébergés.
- Centralise la gestion des immatriculations temporaires
- Gère les agendas et la mise à disposition des différentes salles de réunions
- Gère les services d’accueil et de sécurité du bâtiment.
Principales responsabilités
Objectif 1 : Garantir une bonne gestion des services de maintenance du bureau et des Guest House
Cette mission est réalisée selon les directives du kit log ACF :
En collaboration avec l’équipe logistique de la mission et du bureau régional, l’assistant des Services généraux doit garantir :
- Réponse efficace aux besoins en installation et maintenance (plomberie, climatisation, peinture, menuiserie, Energie)
- Le suivi des travaux de réhabilitation des locaux.
- L’hygiène et la propreté des locaux et des Guests house.
- Le Management des staffs et autres prestataires intervenant au niveau des bureaux et des Guests house.
- Consolide et partage la facturation dans le respect des affectations budgétaires en collaboration avec les départements finances des différentes entités
Objectif 2 : Organiser et gérer les « transferts aéroports » du Staff ACF au Sénégal
- S’assurer de dérouler le protocole d’accueil de tout staff / partenaire arrivant au Sénégal.
- Transmission des documents du Guide de sécurité ACF
- Transmission de toutes autres informations nécessaires pour l’entrée au Sénégal
- S’assurer de la consolidation de toutes les requêtes de voyage hors du Sénégal venant des différentes entités.
- En collaboration avec les Ressources humaines des entités respectives, centralise et effectue les réservations des billets d’avion auprès des différentes agences de voyage partenaires.
- Organise tous les transports vers/depuis l’aéroport international de Diass.
- Identifie et sélectionne les meilleurs prestataires de transport conformément aux exigences et règles de sécurité d’Action Contre la Faim.
- Centralise et assure les réservations d’hôtel ou des Guest house pour tout staff venant de l’extérieur du Sénégal.
- Consolide et partage la facturation dans le respect des affectations budgétaires en collaboration avec les départements finances des différentes entités.
Objectif 3 : Gestion des immatriculations Temporaires
- Assure le suivi des immatriculations temporaires
- Initie toutes les demandes et renouvellements d’admissions temporaires en collaboration avec les départements logistiques de chaque entité.
- Initie toutes les demandes d’autorisation de pose de plaque temporaires et/ou diplomatiques.
- Donne un appui au suivi administratif des divers dossiers sus mentionnés.
Objectif 4 : Gérer les agendas des salles de réunions
- Consolide toutes les réservations des différentes salles de réunion en se réfèrent aux gestionnaires des meeting Room de chaque bureau.
- Gère les affectations des salles conformément aux agendas consolidés et validés.
- S’assure de l’organisation et de la propreté des salles en collaboration avec les différentes équipes en charge de l’hygiène et de la maintenance.
Objectif 5 : Gestion des services d’accueil et de sécurité
- Soutient l’agent d’accueil dans le déroulement du protocole d’accueil, d’identification et d’orientation des visiteurs d’Action Contre la Faim et partenaires.
- Il soutient aussi l’agent d’accueil dans la collecte, le dispatching des courriers et à la réception
- Il supervise le bon accomplissement de la prestation des gardiens contractés au niveau du bureau et des Guests House.
- Il est une force de proposition dans la mise en place des systèmes de gestion des prestataires de sécurité.
Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?
Niveau d’études/diplôme spécifique/
- Bac + 2 en Logistique ou expérience équivalente
Connaissances spécifiques /techniques souhaitées
- Bonnes capacités de communication – Capacité d’organisation – Adaptabilité – Bonne pédagogie – Rigueur – Bon niveau de Français parlé et écrit– Flexibilité et patience
- Bonne connaissance des procédures ACF (KITlog V3)
- Bonnes connaissances du Pack Microsoft Office
- Dépannage
- Qualités organisationnelles
- Connaissance de base en énergie, mécanique, construction de bâtiment.
- Suivi budgétaire
Expérience préalable nécessaire
Expérience professionnelle minimum de deux ans en tant que logisticien et/ou dans le domaine de la logistique humanitaire
Habilitées demandées
- Sens de la confidentialité
- Empathie
- Bonne expérience écrite et orale
- Bonne capacité de communication et d’adaptation
- Esprit d’innovation
- Capacités d’analyse
- Avoir un maximum d’autonomie et principalement orienté vers les objectifs
- Fortement engagé à promouvoir l’égalité de Genre
Langues
- Français courant.
- Anglais, Wolof et Pular souhaitables
Programmes informatiques requis:
Microsoft office, Autres logiciels bureautique,
Mobilité demandée (local- national international) et fréquence des voyages
Informations supplémentaires
La date de clôture des candidatures est le 22 juin 2020.
Les candidats doivent soumettre leur CV (incluant 2 références professionnelles) et leur lettre de motivation en ligne sur notre site en suivant les instructions;
Merci de spécifier en objet mail la référence de l’offre et le titre du poste.
En raison de l’urgence de cette position, les candidatures seront sélectionnées régulièrement et les entretiens pourront éventuellement être conduits avant la date de clôture des candidatures.
Action contre la faim s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et / ou l’inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.
Pour postuler à ce poste veuillez visiter ce lien: https://employ.acf-e.org/index.php/form/general/
