Directeur des Finances et de l’Administration : Activité USAID/Sahel Régionale de Lutte contre la Traite des Personnes (C-TIP)
à Winrock International, Dakar, Sénégal.
Winrock International est une organisation à but non lucratif qui travaille avec des personnes aux États-Unis et dans le monde pour autonomiser les personnes défavorisées, accroître les opportunités économiques et préserver les ressources naturelles. En reliant les individus et les communautés locales aux nouvelles idées et technologies, Winrock augmente la productivité à long terme, l'équité et la gestion responsable des ressources au profit des pauvres et des défavorisés du monde.
Annonce de poste
À compter de la publication de cette annonce de poste, Winrock recherche un directeur des finances et de l'administration pour un projet prévu de lutte contre la traite des personnes (CTIP) dans la région du Sahel. L'activité CTIP prévue sur cinq ans utilisera une approche régionale du C-TIP qui entreprendra des interventions nationales et transfrontalières pertinentes en Gambie, au Burkina Faso, en Guinée-Bissau, en Mauritanie et au Tchad. Le poste dépend de la réception du financement des donateurs.
Résumé de la position
Le directeur des finances et de l'administration veille à ce que les fonctions financières et administratives efficaces du projet respectent les règles et réglementations de Winrock et de l'USAID. Cela comprend la gestion de l'administration financière, fiscale et des ressources humaines, ainsi que la gestion des processus d'approvisionnement et de logistique conformément aux exigences du projet et aux procédures opérationnelles standard pour les activités régionales et nationales. Le directeur des finances et de l’administration sera responsable de la gestion et de la coordination des opérations du projet dans la région du Sahel tout en supervisant le personnel de passation des marchés, des finances, des subventions et de l’administration du projet dans les régions et les pays d’opération spécifiques, le cas échéant. Le directeur des finances et de l'administration coordonnera et travaillera en étroite collaboration avec le siège social de Winrock pour répondre aux demandes concernant les opérations, les achats, les subventions/sous-traitances, la sécurité et les questions de conformité. Le poste relèvera du chef du parti et sera basé à Dakar, au Sénégal.
Ce poste n'est pas éligible aux avantages expatriés et suit une grille salariale sénégalaise.
Le poste dépend de la réception du financement des donateurs.
Responsabilités essentielles
Les responsabilités comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :
Gérer les composantes comptables, financières et administratives du projet dans le pays et dans la région, y compris les différents fonds de petite caisse et les activités financières, comptables et administratives du bureau de projet ;
Former et superviser le personnel local des opérations, de l'administration, des subventions, des ressources humaines (RH) et des finances dans les procédures opérationnelles et surveiller le travail pour garantir le respect des règles et réglementations de l'USAID et
Procédures Winrock telles que décrites dans les manuels du projet Winrock ;
Superviser les performances du personnel des opérations en étroite communication avec le COP ;
Superviser les opérations du bureau du projet en garantissant les principes de rapidité, de conformité et de coût dans l'achat de biens et de services ;
Aider à la formulation et à la mise en œuvre des politiques et pratiques du bureau conformément aux politiques et lois Winrock des pays du projet ;
Soutenir l'élaboration et la mise à jour du manuel des subventions du projet et superviser les opérations d'octroi de subventions, y compris tout renforcement des capacités requis pour les sous-bénéficiaires ;
Élaborer des contrats de bon de commande avec des devis appropriés, des mémos de sélection en place et des vérifications des antécédents via Lexis Nexis, comme indiqué dans les manuels des finances, des ressources humaines, des achats et de la sécurité de Winrock ;
Préparer les accords de consultant, en effectuant une vérification diligente dans la vérification des informations sur les salaires, les diplômes et la vérification des antécédents conformément aux conseils du consultant de Winrock ;
Examiner et approuver les paiements avant d’obtenir l’approbation de la COP. S'assurer que toutes les pièces justificatives sont en place et que les exigences contractuelles sont respectées avant de procéder aux paiements ;
Surveiller les contrats pour garantir que les consultants, les sous-traitants ou les fournisseurs locaux (le cas échéant) travaillent conformément à leur niveau ou effort et à leur période de performance. Surveiller la conformité contractuelle pour garantir que les services et/ou les biens sont livrés dans les délais ;
Veiller à ce que les rapports financiers soient conformes aux exigences contractuelles des donateurs ;
Superviser les opérations financières quotidiennes des contrats, y compris : la gestion de la trésorerie (décaissements et journal), les problèmes bancaires et les procédures de paiement en garantissant la conformité avec le manuel financier du bureau extérieur de Winrock.
Communique avec le comptable Winrock pour résoudre toute question au besoin ;
Superviser les rapports financiers mensuels et assurer la liaison avec le bureau principal de Winrock et le bureau régional de Winrock pour résoudre toute question ;
Veiller à ce que les finances et les opérations du projet soient conformes aux lois bangladaises pertinentes, y compris la surveillance et le dépôt des taxes nécessaires ;
Conseiller le personnel du projet sur la santé financière du projet en fournissant des rapports réguliers et opportuns sur les dépenses financières ;
Maintenir les contrôles et procédures financiers pour la gestion des fonds et des sous-contrats/contrats ;
Produire des projections budgétaires et des rapports à soumettre au donateur ;
Diriger la préparation du bon de bureau sur le terrain (FOV) en s'assurant que tous les bons et les pièces justificatives sont clairs et que les approbations sont jointes. Avant de soumettre le dossier au comptable du siège social, assurez-vous que Quickbooks est clairement étiqueté et que les dépenses sont imputées aux codes de facturation du projet appropriés, comme indiqué par le comptable du siège social.
Travailler en étroite collaboration avec l'équipe technique pour surveiller les obligations financières afin de garantir la disponibilité et l'allocation du budget ;
Travailler avec le ministère de l'Intérieur en étroite communication avec la COP pour préparer des projections précises du taux d'épuisement du budget et surveiller les dépenses à l'aide du suivi budgétaire du projet ;
Superviser la gestion des actifs et du mobilier du bureau du projet en veillant à ce que le personnel administratif suive les
Procédures manuelles de propriété Winrock telles que le suivi, la gestion des stocks, les formulaires de décharge et l'étiquetage de toutes les propriétés ;
Superviser et coordonner la sécurité du projet pour le bureau du projet avec le ministère de l'Intérieur, le directeur de la sécurité et le COP ; veiller à ce que la sécurité des bureaux et des projets soit appliquée ;
S'assurer que tous les événements du programme sont correctement coordonnés et que toutes les approbations sont en place avant de continuer ;
Diriger les rapports annuels aux bureaux des affaires des ONG pour l'enregistrement et assurer le respect des lois locales
Superviser le personnel du projet et les consultants travaillant sur les finances et l'administration du projet ;
Surveiller la gestion des fonds, des rapports financiers, des avances, des remboursements et vérifier par recoupement les documents sources ;
Déplacements selon les besoins sur les sites/bureaux du projet.
Autres tâches assignées.
Qualifications et parcours
Éducation
Baccalauréat en administration des affaires, finance, comptabilité, administration publique ou domaine connexe. Maîtrise dans un domaine pertinent préféré. Une concentration démontrée ou une formation supplémentaire en gestion des subventions est préférable.
Qualifications
10 ans d'expérience dont au moins 5 ans doivent être une expérience directe en gestion de projet de l'USAID.
Expérience dans la gestion réussie de la paie et de l'administration fiscale conformément aux lois et réglementations de la CEDEAO
Au moins 3 ans d'expérience dans la gestion d'équipes et le renforcement des capacités du personnel junior.
Connaissance approfondie des réglementations et politiques de l'USAID (y compris 2 CFR 200 et 2 CFR 2900).
Expérience avec les programmes de subventions.
Solide connaissance de la gestion financière, des processus de reporting et d’approvisionnement.
Maîtrise de MS Word et Excel ; Expérience avec Quickbooks souhaitée.
Solides compétences analytiques et informatiques, notamment avec les logiciels de comptabilité, les feuilles de calcul et l'analyse financière ;
Expérience préalable en matière de planification d'urgence.
Solides compétences en organisation et en priorisation, compétences interpersonnelles et souci du détail.
Maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit requise.
Expérience préalable de travail dans la région du Sahel requise.
Capacité à se déplacer jusqu'à 50 % sur les sites du projet si nécessaire.
Veuillez soumettre votre CV et votre lettre de motivation en anglais.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : winrock.org.
