Assistant(e) Administratif(ve), Services de Courrier & Envois Diplomatiques
UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.
Et nous n’abandonnons jamais.
Pour chaque enfant de l’espoir
Au Sénégal, 29 organisations des Nations Unies, avec plus de 2 000 employés déménageront dans un siège, construit et équipé par le gouvernement du Sénégal, dans la nouvelle cité administrative et diplomatique de Diamniadio, située à 40 km de Dakar. Ce complexe de bureaux de près de 60 000 m2, équivalent à la taille de 28 terrains de football, est appelé à devenir un point de repère multilatéral en Afrique de l’Ouest ; et en plus des bureaux des entités des Nations Unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux de l’ONU chargés du Sahel, de l’Afrique de l’Ouest et de l’Afrique centrale.
Ce projet de la Maison des Nations Unies au Sénégal est entrepris dans le cadre de l’agenda de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, et dénommé l’Agenda d’Efficacité, car il vise à améliorer la qualité des services, mesurée par la satisfaction des clients, et à améliorer l’efficacité des opérations et des services administratifs en utilisant les principes de reconnaissance mutuelle pour créer un centre local de services partagés.
Dans le nouveau complexe de bureaux, les entités des Nations Unies fusionneront la prestation de certains services administratifs et disposeront d’une équipe de services dédiée, basée au sein de l’UNICEF, qui fournira ces services à toutes les organisations des Nations Unies. L’équipe de service est donc appelée l’équipe UNICEF CBO.
L’équipe UNICEF CBO est responsable de la conception et, par la suite, de la fourniture de services de gestion des installations, d’administration, et d’informatique de la Maison des Nations Unies de Diamniadio. Le portefeuille de de services pourrait s’élargir au fur et à mesure que l’Agenda d’Efficacité de l’ONU se développe.
Les attentes des Entités des Nations Unies, à la Maison des Nations Unies de Diamniadio, est que l’équipe UNICEF CBO s’efforce de satisfaire les clients dans la prestation de tous les services.
L’équipe UNICEF CBO compte plus d’une trentaine de personnel des Nations Unies, en plus d’une équipe élargie de prestataire avoisinant 150 personnes, avec un budget annuel d’environ 8 millions de dollars.
Comment pouvez-vous faire la différence ?
Sous la supervision directe de l’Associé(e) administratif (GS7) et sous la supervision fonctionnelle du Chargé de l’Administration (NOC), le titulaire du poste est responsable des taches suivantes :
- Gestion du courier
- Services des correspondences Diplomatiques
- Documentation et tenue des régistres
- Communication et coordination
- Support Général
Gestion du courrier
- Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant avec précision et rapidité aux destinataires désignés.
- Préparer le courrier sortant, en veillant à ce que le contenant, l’adresse et l’affranchissement soient appropriés.
- Tenir des registres du courrier entrant et sortant à des fins de suivi et de reddition de comptes.
- Traiter les documents confidentiels avec la plus grande discrétion et assurez le respect des protocoles de sécurité.
Services des correspondances diplomatiques
- Gérer les services de correspondance, y compris la réception, l’expédition et le suivi des correspondances à destination et en provenance d’autres bureaux et Entités des Nations Unies.
- S’assurer que les enveloppes sont correctement documentées, étiquetées et scellés, en respectant les procédures établies.
- Assurer la coordination avec le personnel concerné pour faciliter la réception et l’expédition en temps opportun des paquets/sachets, en tenant des registres précis de toutes les transactions.
Documentation et tenue des registres
- Tenir à jour des systèmes de classement organisés et à jour pour les dossiers de courrier et de correspondances diplomatiques.
- Préparer des rapports réguliers sur les activités liées au courrier et correspondances diplomatiques y compris des statistiques et des analyses, au besoin.
- Aider à la préparation de la correspondance, des formulaires et d’autres documents liés aux services de courrier et de valises diplomatiques.
Communication et Coordination
- Assurer la liaison avec les services internes et les partenaires externes afin de faciliter le bon déroulement des opérations de courrier et de distribution des correspondances diplomatiques.
- Communiquer efficacement avec le personnel pour fournir de l’information sur les calendriers de livraison du courrier, les procédures et toute mise à jour pertinente.
- Collaborer avec l’associé administratif (GS7) et d’autres membres de l’équipe pour résoudre tout problème ou préoccupation lié aux services de courrier et de correspondances diplomatiques.
Support Général
- Fournir au besoin un soutien général à l’associé administratif, y compris l’aider dans les tâches et les projets de bureau.
- S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur afin d’appuyer les objectifs généraux de la Maison des Nations Unies.
- Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité globale de la fourniture de services dans la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l’amélioration des services à la clientèle.
Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous justifiez des qualifications suivantes…
Qualification
Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par une certification supplémentaire, des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail tels que la gestion du courrier, l’administration de bureau, etc. est souhaitable.
Expérience
- Au moins cinq années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des services postaux ou de l’administration de bureau sont exigées.
- Une expérience antérieure au sein d’une organisation internationale, d’une ambassade ou d’un environnement multiculturel similaire est un atout.
- Solides compétences organisationnelles avec un souci du détail et une précision dans la tenue des dossiers.
- Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, avec la capacité d’interagir professionnellement avec le personnel à tous les niveaux.
- Maîtrise de l’utilisation d’applications bureautiques (p. ex., la suite Microsoft Office) et de systèmes de suivi du courrier.
- La maîtrise du français (tant à l’oral qu’à l’écrit) est exigée. La maîtrise de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une langue locale est un atout.
Pour chaque enfant, vous démontrez les …
Valeurs de base
- Bienveillance
- Respect
- Intégrité
- Confiance
- Responsabilité
- Durabilité
Compétences fondamentales
- Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (1)
- Travailler de façon collaborative (1)
- Établir et entretenir des partenariats (1)
- Innover et épouser le changement (1)
- Penser et agir de manière stratégique (1)
- S’atteler à obtenir des résultats tangibles (1)
- Gérer l’ambiguïté et la complexité (1)
Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez-vous rendre à l’adresse suivante here.
Compétences additionnelles
- Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.
- Souci du client : S’efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et précise.
- Esprit d’équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
Adaptabilité : S’adapte à l’évolution des priorités et des environnements avec souplesse et résilience. - Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.
NB : UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre main-d’œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’engage à inclure tout le monde, indépendamment de sa race/ethnie, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son milieu socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.
Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement l’utilisation d’arrangements de travail flexibles.
L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.
Les recrutements à l’UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d’inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n’est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.
L’UNICEF et d’autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies, actuellement en construction à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.
Application close: May 26 2024 Greenwich Standard Time.
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.unicef.org.
