Pour compléter son équipe, la Coordination nationale Sénégal de Terre des Hommes Suisse, association de défense des droits de l’enfant et coopération au développement (www.terredeshommessuisse.ch) recrute un.e
Chargé-e des Finances et de l’Administration.
(poste basé à Dakar)
En tant que Chargé-e des Finances et de l’Administration de la Coordination Nationale Sénégal, vous aurez pour missions principales :
- Mettre en œuvre le système national de suivi de la qualité (toutes les organisations partenaires et le bureau de la CN).
- Mettre en œuvre le cadre administratif et financier national, basé sur des politiques juridiques et financières, des normes, des procédures et un savoir-faire.
- Assurer une gestion juridique, administrative, logistique et financière efficace et de qualité du bureau national de la coordination.
- Assurer la surveillance des risques et mettre en œuvre le cadre de réduction des risques à l’aide d’outils et de politiques appropriés.
Toutes ces missions sont réalisées en étroite consultation et coordination avec les organisations partenaires, le personnel de la coordination nationale, le coordinateur national, le responsable régional de la conformité (appui à la communication, experts thématiques, etc.) dans le respect de la matrice de décision et du partage des responsabilités nationales.
Principales responsabilités
- Mettre en œuvre le système national de contrôle de la qualité (toutes les organisations partenaires et le bureau de la CN).
- Définir et mettre en œuvre le plan d’action pour la mise en œuvre du système de contrôle de la qualité
- Promouvoir une culture de la conformité par l’établissement de procédures et de pratiques et par la formation.
- Vérification périodique de la conformité de la mise en œuvre des politiques, normes et procédures au niveau national (tous les bureaux partenaires et le bureau de la CN).
- Mettre en œuvre le cadre administratif et financier national, sur la base des politiques, des normes, des procédures et du savoir-faire
- Assurer l’administration du bureau national (obligation légale de fonctionnement du bureau national, contrats de ressources humaines, impôts, assurances, soutien logistique, secrétariat, gestion des prestataires de services, etc.)
- Assurer la gestion comptable et financière du bureau national (élaboration du budget national, suivi, comptes bancaires, flux de trésorerie, comptabilité, collecte et examen des factures, état de rapprochement bancaire, livre de caisse, ….).
- Gérer la paie de tous les membres du personnel national
- Produire et soumettre les rapports financiers et autres du bureau national et/ou des bureaux régionaux et du siège dans les délais impartis.
- Gérer le soutien logistique dans la mise en œuvre des activités menées par l’équipe nationale et pendant les missions du siège et de la région.
- Assurer une gestion juridique, administrative, logistique et financière efficace et de qualité du bureau national de coordination.
- Définir et assurer la qualité de la mise en œuvre des politiques, normes et procédures globales et de leur adaptation au niveau national.
- Soutenir activement le processus de gestion des connaissances et la formation de l’équipe financière et administrative des organisations partenaires dans le pays.
- Garantir le respect des exigences légales spécifiques au niveau du pays, tant pour la CN que pour les organisations partenaires.
- Promouvoir les procédures opérationnelles standard et les procédures de qualité et leur mise en œuvre correcte au niveau national.
- L’harmonisation doit se faire dans le respect de la politique globale et doit également inclure les exigences/ critères spécifiques au pays.
- Un échange entre les organisations partenaires peut avoir lieu pour adapter les meilleures pratiques à inclure dans la politique.
- Apporter un soutien technique aux organisations partenaires en matière de gestion administrative et financière.
- Assurer la conformité légale de toutes les actions, contrats et activités de TdH dans le pays (toutes les organisations partenaires et la CN).
- Assurer la mise en œuvre des politiques KCS, anti-fraude et corruption, PSEAH et RH dans le pays pour le bureau de la CN.
- Assurer le respect des réglementations spécifiques des donateurs et des obligations légales.
- Assurer la compilation, l’analyse et le partage des informations financières et administratives pertinentes au niveau national
- Assurer la disponibilité en ligne des documents clés (politiques, processus, documents clés RH, contrats de partenariat…)
- Contrôler les indicateurs clés de performance afin de garantir une utilisation efficace des ressources financières.
- Assurer le suivi et le contrôle périodique du budget principal, y compris pour tous les partenaires.
- Consolider les rapports financiers nationaux du bureau national et des organisations partenaires.
- Gérer toutes les demandes de fonds (partenaires et bureau national), contrôler les transferts, le niveau des dépenses, l’utilisation du solde non dépensé de chaque partenaire du pays.
- Assurer l’examen financier des rapports financiers de la coordination nationale et fournir des conseils à l’organisation partenaire si nécessaire.
- Gérer le processus d’audit du bureau national et des partenaires
- Assurer le respect des règles spécifiques des donateurs et la vérification finale de toutes les propositions et rapports financiers pour les donateurs internationaux tels que la Chaine du Bonheur, la DDC, les grandes fondations et les donateurs du pays – fondations, entreprises, etc.
- Assurer le suivi des risques et mettre en œuvre le cadre de réduction des risques à l’aide d’outils et de politiques appropriés
- Assurer une analyse participative des risques juridiques, administratifs et financiers, la définition de mesures de contrôle et le suivi des situations des risques dans le pays.
- Vérifier la conformité légale de chaque organisation partenaire et du bureau national (obligations légales, salaires, taxes, etc.).
Profil
- Formation universitaire (master 2) dans le domaine de la finance, de la comptabilité, de la gestion, etc. avec une expérience jugée équivalente.
- Expérience de travail (minimum 3 ans) dans le domaine des droits de l’enfant ou dans des organisations similaires ou dans des ONGI.
- Bonne connaissance du pays où se déroulent les projets et des organisations de base locales.
- Maîtrise des outils de gestion financière et expérience dans la conduite de sessions de renforcement des capacités.
- Bonne connaissance de l’administration et de la comptabilité
- Maîtrise des outils informatiques
- En ce qui concerne les langues régionales, la langue nationale est requise. L’anglais est un atout.
- La possession d’un permis de conduire est un atout.
- Disponibilité à effectuer de fréquents déplacements sur le terrain et à travailler dans des contextes vulnérables (situations de risque).
Conditions de travail
- Contrat de type CDI de droit local, incluant 3 mois de période d’essai.
- Poste basé à Dakar
- La date souhaitée de prise de fonction est le 15 janvier 2024.
Vous êtes intéressé-e ? Merci de faire parvenir votre dossier de candidature (CV, lettre de motivation, 3 références et copies des diplômes) au plus tard le 26 novembre 2023.
à l’adresse suivante : rh2323@terredeshommessuisse.ch
Vu le nombre important de dossiers attendus, seul-e-s les candidat-e-s sélectionné-e-s recevront un retour de notre part.
Les procédures de recrutement et de sélection de TdH Suisse s’inscrivent dans notre politique de protection de l’enfance. Les informations fournies seront traitées de manière strictement confidentielle. Une fois traités, les dossiers seront détruits.
