Secours Islamique France recrute un Assistant Logistique

Le Secours Islamique France recrute un Assistant Logistique.

Le Secours Islamique France (SIF) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale basée en France. Fondée en 1992, le SIF est une association (loi 1901) apolitique à but non lucratif ayant pour objectif de secourir, apporter de l’aide et protéger les victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques. Le SIF intervient dans plus de 15 pays à travers le monde pour y déployer des programmes d’urgence, de post-urgence et de développement. Le SIF apporte son aide depuis plus de 20 ans dans le respect des diversités culturelles, sans aucune distinction d’origine, de religion ou de genre.

L’assistant logistique Kaffrine est chargé de toutes les tâches logistiques sur la base de Kaffrine et travaille sous l’autorité du logisticien de Base (à défaut, du Coordinateur Terrain). Plus spécifiquement, il est en charge de :

Responsabilités/Missions

Gestion des achats et relations avec les fournisseurs :

Effectue les cotations dans le respect des procédures du SIF et bailleurs
Négocie les prix et les conditions de vente (délais, S.A.V., garanties, pénalités de retard etc.) et s’assure de trouver le meilleur rapport qualité/prix
Après validation par la hiérarchie, planifie et effectue certains achats
Transmet les infos nécessaires au Log Officer pour les contrats avec les fournisseurs
S’assure de la présence de tous les documents liés à la procédure d’achat (bon de commande interne, bon de commande fournisseur, cotations, analyse de cotations, demande de validation interne, bon de livraison…)
Contrôle la conformité des articles à la réception (quantitatif, qualitatif, contrefaçons). Il est responsable de la qualité des marchandises qu’il achète
Délivre les marchandises au stock ou à leur destinataire, après vérification de la qualité et de la quantité
Demande immédiatement pour tout achat les factures ou reçus, vérifie qu’ils sont correctement remplis et les remet à l’administration
Fait régulièrement un résumé de ce qu’il reste à faire, ce qui est terminé et ce qui pose problème ou retard. Pendant toute la procédure, tient au courant le Log Officer des problèmes rencontrés, des choix faits et du progrès de son travail

Gestion des stocks

S’assure du bon état des matériels stockés ainsi que de la propreté du stock
Organise l’inventaire mensuel du stock équipement
Tient à jour les fiches de stock selon les procédures du SIF
Elabore des demandes pour l’approvisionnement des stocks sous sa responsabilité
Respecte les procédures de gestion des stocks

Transport & véhicules

Organise le planning des mouvements véhicules de la semaine en fonction des besoins, en collaboration avec le chargé de projet et le chauffeur
Etabli les lettres de route (way bill) lors des transports de marchandises par le véhicule
Organise les pleins des véhicules (avec le chauffeur) et effectue le suivi de la consommation de carburant
S’assure de la maintenance et de la réparation des véhicules
S’assure de la réalisation du rapport mensuel des coûts de chaque véhicule et les transmet à la coordination
Etablit chaque quinzaine un rapport de gestion des véhicules: check des chauffeurs, bon état des véhicules des outils, équipement et documents à jour
Gère la maintenance et le suivi de la consommation carburant du scooter mis à sa disposition (log book moto)
Gère les envois de courriers ou de colis vers les bases du SIF

Gestion des locaux :

Effectue tous les mois le « tour log » pour suivi des installations des maisons et bureaux (plomberie, maçonnerie, menuiserie, électricité, mobilier, etc.) afin de détecter les éventuelles réparations nécessaires puis remet un rapport à son responsable hiérarchique des disfonctionnements constatés.
Gère et supervise avec l’aval du Log Officer tous les petits travaux de maçonnerie, plomberie, électricité etc., dans les différents locaux du SIF à Kaffrine

Gestion et suivi du parc informatique :

S’assure du bon fonctionnement du parc informatique
S’assure de l’installation de nouveaux matériels, de la mise à jour des programmes (Windows, antivirus) et de l’entretien régulier des machines par le prestataire informatique
Organiser les back up réguliers

Communication et Energie

Suit la maintenance par le prestataire désigné des équipements énergie (groupe électrogène, onduleurs, batteries, régulateurs de tension)

Reporting

Elaboration des annexes du rapport logistique (Suivi prix et fournisseurs, générateur et stock)

Sécurité

Mise en œuvre des moyens de Sécurité pour les équipes et les locaux

Ressources humaines / Management :

Supervision directe de l’équipe des gardiens
Supervision et le suivi des chauffeurs
Assure l’évaluation annuelle des gardiens
Assure l’évaluation annuelle des chauffeurs
Participe aux réunions de l’équipe logistique
Elabore et met à jour le planning des chauffeurs et des gardiens et informe l’administration en cas de modification en collaboration avec le Log Officer
Organise les remplacements des gardiens
S’assure des bonnes conditions de travail des gardiens (dotations mensuelles, document, registre, téléphone, crédit téléphonique, matériel)

Archivage

Waybill, fiches de stock, livraisons projets, décharges personnel, dossiers d’achat, fichiers véhicules, etc.

Il lui est interdit de :

Valider des contrats et engager le SIF dans des achats ou tout autre type de transaction commerciale

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

Sous la responsabilité directe de : Logisticien Base (ou Coordinateur Terrain)
Fonctionnelle : Coordinateur logistique/LOG Officer
Collaboration interne avec : équipes projet et administrative
Collaboration externe avec : fournisseurs et prestataires

Conditions spécifiques : Déplacements réguliers au niveau de la base de Koumpentoum

Qualifications et compétences requises

Formation :

Bac + 2 minimum exigé en gestion logistique
Formation complémentaire appréciée : mécanique et/ou informatique et/ou administration (non obligatoire)

Expérience Professionnelle :

Au moins 2 ans d’expérience professionnelle à un poste de logisticien
Expérience justifiée en : logistique, transport, achats
Connaissance obligatoire des procédures logistiques (stock, achat, véhicule et informatique)…
Expérience antérieure en ONG et/ou sur le terrain vivement souhaitée

Langue :