Description du poste
Umed est un centre de télémédecine et de soins ambulatoires qui vise à améliorer l’accessibilité des services de
santé aux populations urbaines. C’est un projet de l’entreprise ADES (Agence de développement de
l’E-Santé) qui, grâce à la ses solutions numériques de régulation médicale, assure le respect du système de
référence pour optimiser le parcours de soin du patient.
Afin de gérer le suivi de ses activités, la Société recrute actuellement un(e) Assistant(e) de Direction. L’assistant(e) de direction est hiérarchiquement rattachée au Gérant et au Médecin Régulateur.
Missions :
– L’assistant (e) exécute les actes administratifs et de gestion courante.
– Il (elle) recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement des différents services et personnels de l’entreprise.
– Il (elle) informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
– Il (elle) prend en charge, en lien avec la Direction Générale, l’organisation matérielle et logistique des réunions.
– Il (elle) participe à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées.
Activités :
Gestion administrative
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
– Assurer les prises de rendez-vous
– Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
– Suivre la circulation des documents administratifs
– Gérer les agendas et contrôler les échéances
– Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports ….), les reproduire et les diffuser
– Traiter, Sélectionner et diffuser des informations internes et externes
– Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
– Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
– Assurer la gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur …
– Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
– Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
– Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives
– Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d’information administratifs
– Suivre les dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
2. Organisation administrative et logistique réunions
– Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
– Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
– Vérifier la régularité des réunions
– Participer aux séances, prendre des notes,
– Rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser,
– Finaliser les rédactions des procès-verbaux lorsque ceux-ci sont externalisés
Profil du poste
Connaissances :
– Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
– Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.
– L’organisation et le fonctionnement en entreprise.
Compétences opérationnelles :
– Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale
– Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail
– Sens des priorités et sens de l’organisation
– Capacité à prendre des initiatives
– Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
– Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec plusieurs directeurs
Savoir être :
– Discrétion
– Très bon sens relationnel
– Compassion
– Empathie
– Patience
– Autonomie
– Rassurant(e)
– Capacité d’anticipation
– Force de proposition
– Sens de l’écoute
– Sens du service privé et de la confidentialité
Dossiers de candidature
Transmettre à l’adresse suivante : contact@umedci.com
Les documents à fournir :
– CV
– Lettre de motivation
Date limite: 04/11/2019
