Iota Group Sénégal recrute un Secrétaire / Contrôle Documentaire.
Vos missions à Iota Group Sénégal
Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est chargé(e) des tâches administratives et de secrétariat pour les membres de l’équipe de supervision mobilisés sur site ainsi que de la gestion des documents du projet.
Créatif/créative, il/elle fait preuve d’initiative dans ses fonctions de soutien administratif dans des domaines variés tels que l’organisation de réunions, le brouillon et le formatage de courrier, les rapports et procès-verbaux de réunions, la saisie de données, la réception téléphonique, la prise de rendez-vous, etc.
Il/elle effectue toutes les tâches administratives et de secrétariat de manière réactive, avec efficacité et dans le respect rigoureux de la confidentialité. Il/elle organise son travail avec autonomie conformément aux instructions fournies.
Responsabilités spécifiques
Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est responsable des tâches suivantes (liste non exhaustive) :
- Acceullir, répondre aux appels téléphoniques et les transférer
- Rédiger le brouillon de documents variés (lettres, divers mémorandums, rapports, procès- verbaux de réunions, etc.) et les formater
- Assurer la liaison avec d’autres services et recueillir des informations auprès d’eux
- Préparer des présentations de service conformément aux normes de la société (par ex. des présentations Powerpoint)
- Signaler et gérer les défaillances/pannes etc., dans le service concerné
- Organiser les réunions et les rendez-vous
- Mettre à jour les données informatisées
- Classer et archive les documents
- Effectuer des reproductions de documents (copies) et les distribuer par des moyens variés
- Gérer les documents de projet avec l’ensemble des outils dédiés utilisés sur projet
- Mettre à jour les matrices de diffusion dans les outils
- Établir le plan de classement
- Supporter le personnel dans l’utilisation des outils
- Gérer les TQC (diffusion et enregistrement)
- Photocopier et enregistrer la documentation TQC
- Effectuer toute autre activité (ponctuelle) selon les besoins
Dossier de Candidature
