Comment pouvez-vous faire un impact ?
- Effectuer pour information et référence des recherches dans les fichiers et dossiers du bureau en rapport avec une variété de sujets. Sélectionner les informations et dossiers dans un format spécifié ou sur la base d’instructions générales pour une utilisation par autrui dans la préparation de rapports, correspondances, dossiers techniques, plans de projets ou programmes et documents de référence
- Conseiller et assister les membres du personnel et leur dépendants en traitant les demandes de visa, cartes d’identité, permis de conduire et tout autre document personnel requis, en conformité avec les règles des Nations Unies et du pays hôte.
- Collecter des informations sur les conditions de vie locales et fournir une assistance administrative pour les enquêtes sur le cout de la vie.
- Etablir des projets de correspondance, télégrammes, notes de services et rapports sur instructions orales, correspondances antérieures ou toutes autres sources d’information en conformité avec les normes standards de procédures administrative du Bureau.
- Classifier et codifier les supports liés à certain nombre de sujets, et faire la mise à jour des fichiers du bureau ou donner des orientations à l’agent chargé de l’enregistrement pour cette tâche.
- Planifier l’organisation de réunions; internes et externes ; certaines incluant des officiels de haut niveau et prendre les compte rendus et/ou notes aux réunions. Tenir et mettre à jour les états des inventaires des équipements non consommables.
- Faire des réservations d’hôtel et de voyage, préparer les ordres de missions et réunir la documentation relative aux voyages.
- Conseiller et gérer l’expédition et la réception d’équipements et de fournitures de bureau, d’effets ménagers y compris le dédouanement.
Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devez avoir…
- Un Diplome de fin d’études secondaires
- Une formation spécialisée en secrétariat et/ou gestion de bureau.
- Cinq ans d’expérience dans le domaine du secrétariat et de l’administration de préférence dans une agence international
- Des aptitudes avérées en sténographie et dactylographie
- Une connaissance avérée des procédures modernes de bureau et des outils requis pour le protocol
- Une bonne connaissance des logiciels Microsoft (ex : Word, Excel, Powerpoint)
- Une excellente connaissance de la langue officielle de travail (Français) et une bonne connaissance de travail de la langue anglaise.
