- Fournir un soutien administratif au Directeur de Programme, y compris la gestion des calendriers, la planification des réunions et la préparation de la correspondance.
- Organiser et maintenir les documents et les fichiers relatifs aux programmes, en assurant leur accessibilité et leur mise à jour régulière.
- Assister dans le suivi des projets individuels au sein des programmes, en collectant et en analysant les données relatives aux performances, aux échéanciers et aux budgets.
- Alerte le Directeur de Programme des délais potentiels et des risques identifiés, en proposant des mesures d’atténuation appropriées.
- Organiser et coordonner les réunions du programme, y compris la préparation de l’ordre du jour, la prise de notes et la distribution des comptes rendus.
- Suivre les actions convenues lors des réunions et veiller à ce qu’elles soient suivies et mises en œuvre dans les délais impartis.
- Assurer une communication efficace et transparente entre les membres de l’équipe du programme, en diffusant les informations pertinentes et en répondant aux demandes d’information.
- Faciliter la communication avec les parties prenantes internes et externes, en relayant les informations et en répondant aux préoccupations dans les limites de ses responsabilités.
- Contribuer à la préparation et à la rédaction de documents relatifs aux programmes, tels que les rapports de progrès, les présentations et les propositions.
- Assurer la qualité et la cohérence des documents produits, en veillant à ce qu’ils répondent aux normes de l’entreprise.
- Excellentes compétences en organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Bonnes compétences en communication écrite et verbale.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureau.
- Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.
- Diplôme d’études supérieures en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine connexe.
- Expérience antérieure dans un rôle administratif ou de soutien serait un atout.
- Formation ou certification en gestion de projet ou en gestion de programme serait appréciée.
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