MSH recrute un Assistant Opérationnel.
Responsabilités
Administration et opérations
Recevoir et suivre toutes les livraisons et s'assurer que les destinataires les ont reçues et déchargées
Effectuer des tâches administratives courantes telles que la préparation du courrier, le classement
Tenir à jour une liste des partenaires MSH, y compris leurs différents contacts, représentants et points focaux
Aider à la gestion des achats du bureau local en commandant des fournitures de bureau, en effectuant des études de marché, en obtenant des devis et en assurant un stock suffisant pour les opérations quotidiennes
Assurer la diffusion adéquate et opportune des informations et documents internes et externes aux partenaires concernés
Préparer et gérer le calendrier et les ordres du jour des réunions, internes et avec les partenaires du projet. Communiquer les ordres du jour avant la réunion
Assumer toute autre activité qui pourrait être assignée dans la mise en œuvre des activités du projet
Maintenir au quotidien un système de rappel et de suivi des activités en cours ou en attente, des appels à passer, des demandes émanant du terrain notamment.
Servir de personne-ressource et de soutien administratif pour les activités techniques à réaliser sur le terrain, sur demande
Assister le personnel en charge des opérations dans la préparation des activités
Répondre aux appels téléphoniques, organiser des réunions, recevoir et guider les visiteurs
Tenir des registres de toutes les réunions
Soutenir l'équipe avec la copie, l'impression, la numérisation de routine et le classement du programme, du matériel financier et de formation conformément aux pratiques et procédures MSH
Ateliers & Formations
Fournir un soutien dans la recherche et la réservation de lieux de formation et d'hébergement
Soutenir l'équipe dans la préparation du matériel de conférence et d'atelier, la collecte de documents auprès des participants ou le remplissage de formulaires, de rapports de présence et de listes de formation conformément à la politique et à la procédure de MSH
Assister à des ateliers si nécessaire pour fournir un soutien administratif, logistique et financier conformément à la politique de MSH
Logistique et Voyage
Assister le responsable des opérations dans la coordination de la logistique de voyage du personnel MSH à l'intérieur et à l'extérieur du pays
Soutenir l'arrangement du transport terrestre. Aide à l'élaboration d'itinéraires de voyage
Suivre les achats de billets d'avion nationaux et internationaux ; fournir une assistance pour les visas ; faire des réservations pour le transport et l'hébergement
Préparer les lettres d'invitation et les ordres de mission pour le personnel national et international et pour les voyages d'assistance technique à court terme (STTA), les consultants locaux et le traitement des autorisations requises pour les voyages internationaux
Exigences de l'emploi
Baccalauréat en administration et gestion des affaires, logistique ou diplôme équivalent requis
Un minimum de 1 an d'expérience en administration dans une ONG est requis
La connaissance des programmes, des réglementations et des exigences des projets financés par le gouvernement américain serait un atout
Connaissances et compétences
Compétences analytiques.
Compétences organisationnelles.
Capacité démontrée à travailler de manière autonome et en équipe.
Capacité d'évaluer les priorités et de gérer une variété d'activités en détail.
Fortes capacités de conceptualisation et de planification,
Excellente réputation professionnelle.
Excellente présentation interpersonnelle, écrite et orale,
Excellentes compétences en communication interculturelle et en écoute active.
Une bonne compréhension des réglementations et des procédures administratives du gouvernement américain dans la mise en œuvre des projets soutenus par les donateurs serait un atout.
Une connaissance des autres donateurs et de leurs exigences serait un atout.
Le bilinguisme (anglais-français) serait un atout
Capacité à voyager à l'intérieur du pays jusqu'à 20% du temps de travail pour soutenir les activités du programme.
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