L'Organisation mondiale de la santé recrute un assistant administratif.
Dans le cadre de la préparation et de la réponse aux urgences sanitaires (EPR) de l'OMS, au niveau du hub, le titulaire assurera le bon déroulement du travail lié aux activités administratives et la coordination des actions avec les autres membres du personnel de soutien de l'équipe.
Devoirs et responsabilités
La mission ultime de l'assistant administratif est de s'assurer que des services administratifs adéquats sont fournis à tout le personnel du Hub de l'OMS. Au sein du Hub, l'assistant administratif relèvera du responsable du soutien aux opérations et de la logistique (superviseur de 1er niveau) sous la direction générale du responsable régional des opérations et du soutien logistique, qui sera également le superviseur de 2e niveau.
Dans le cadre de la délégation de pouvoir, le titulaire se voit confier tout ou partie des tâches suivantes qui s'exercent selon les besoins et l'agenda :
Correspondance:
Rédiger de la correspondance générale ou administrative de sa propre initiative ou sur instruction.
Finaliser la correspondance/les rapports pour signature/autorisation et maintenir un système de classement.
Vérifiez que la correspondance sortante est présentée conformément aux styles de l'OMS et du département et vérifiez la langue, la grammaire et l'exactitude avant de la soumettre pour signature et autorisation.
Analyser la correspondance et les demandes entrantes à la lumière des documents de référence, des instructions, des politiques et des précédents, en recherchant, en obtenant et en joignant des informations de base en prévision des besoins de l'agent responsable ou en les redirigeant le cas échéant.
Identifiez et mettez en surbrillance les documents entrants, joignez des informations générales et identifiez les domaines nécessitant une action de la part du personnel professionnel, en attirant leur attention sur des éléments spécifiques.
Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l'OMS, en les éditant et en les corrigeant si nécessaire avant leur soumission pour signature ou autorisation de l'autorité compétente.
À l'aide d'outils de suivi appropriés, assurer le suivi et s'assurer que les dates cibles et les délais sont respectés et que la correspondance et les requêtes sont traitées en temps opportun.
Administration des réunions :
Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires et ateliers, y compris les lettres d'invitation, le calcul des coûts et les demandes de voyage.
Aider à préparer des documents, à envoyer du matériel et à assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées.
Préparer des présentations à l'aide de PowerPoint et d'autres progiciels à leur initiative ou sur la base d'instructions.
Planifier des réunions hebdomadaires d'équipe et ponctuelles selon les horaires et les besoins; prise et préparation des minutes.
Obtenir des documents d'information et de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc., auxquels assistera le personnel professionnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers et documents d'information appropriés.
Voyager:
À l'aide de GSM/Oracle, préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels de l'OMS.
Effectuer les réservations de vols et d'hôtels, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes sur demande ou de sa propre initiative.
Soutien au personnel dans l'initiation des demandes de voyage (TR) et conseils sur les soumissions de demande de voyage (TC) avec des orientations sur les pièces justificatives.
Général:
Fournir des informations générales pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.
Diffuser les informations sur les procédures administratives au personnel GS de l'équipe/département et
aider le personnel à se conformer aux procédures administratives de l'OMS.
Surveiller les demandes de biens et de services, y compris les exigences de réception, de paiement et d'inventaire.
Exigences de l'emploi
Essentiel : Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent.
Souhaitable : Premier diplôme en finance, gestion, administration des affaires ou dans un domaine connexe d'un institut accrédité/reconnu. Une formation aux tâches de secrétariat et/ou dans un domaine administratif est souhaitable.
Vivre
Essentielle : Un minimum de cinq (5) années d'expérience dans des postes de secrétariat ou d'administration.
Souhaitable : Une expérience pertinente à l'OMS ou dans une autre agence des Nations Unies est un atout. Expérience avec Oracle ou d'autres systèmes ERP, un atout.
Compétences
Solides compétences pour travailler de manière autonome.
Solides compétences organisationnelles complétées par la capacité de travailler de manière proactive, d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de produire des résultats sous pression.
Solides connaissances et compétences dans l'utilisation d'une variété de progiciels bureautiques et informatiques.
Bonne connaissance des règles, réglementations, procédures et pratiques administratives de l'OMS et/ou de l'ONU.
La capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de travailler sous pression.
La capacité de toujours faire preuve de discrétion pour juger de l'importance, de l'urgence et de la nature confidentielle de divers problèmes et de faire preuve de tact dans les relations avec le personnel et les partenaires externes.
Date de clôture : 26 juil. 2022, 21:59:00
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