L'ONUDC recrute un Assistant RH.
Sous la supervision générale du représentant régional de l'ONUDC et la supervision directe du chef des opérations, l'assistant aux ressources humaines (RH) serait responsable d'une gamme complète d'activités liées à l'administration du personnel ainsi que du recrutement et de la nomination du personnel local dans conformément au Statut et Règlement du personnel du PNUD/ONUDC.
Devoirs et responsabilités
L'assistant RH fournit des services RH garantissant une qualité, une précision et une cohérence de travail élevées. L'assistant RH promeut une approche orientée client et conforme aux règles et réglementations dans l'unité.
Résumé des fonctions clés
Mise en place de stratégies RH
Mise en place des services RH
Appui à la construction et au partage des connaissances
Plus précisément, le titulaire sera responsable comme suit :
1. Assure la mise en œuvre des stratégies RH axées sur l'atteinte des résultats suivants :
Conformité totale des processus et dossiers RH avec les règles, réglementations, politiques et stratégies du PNUD / ONUDC.
Contribution à la cartographie des processus opérationnels du bureau régional du CO et élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard (SOP) internes dans la gestion des ressources humaines en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
Met en œuvre des services RH axés sur l'atteinte des résultats suivants :
Obtenir des informations générales et des termes de référence (TdR) des coordinateurs de projet ou des chefs de section en relation avec le poste vacant à pourvoir et préparer la documentation administrative nécessaire (description de poste, demande d'avis de vacance ou de publication, etc.)
Construire des ouvertures de poste pour le personnel international d'INSPIRA et coordonner le processus de recrutement en étroite collaboration avec le siège de l'ONUDC
Participer à la présélection des candidats selon les critères de sélection et à la préparation des tableaux d'évaluation finale. Préparer les procès-verbaux et les rapports (Process Verbale) liés aux recommandations du comité de sélection. Maintenir des enregistrements électroniques et des fichiers papier de cette documentation à des fins d'audit de projet.
Aider à la préparation des lettres de contrat pour le personnel local et les consultants et assurer leur soumission en temps opportun au PNUD pour approbation.
Surveiller et maintenir le module d'information sur le personnel de la plate-forme de gestion des ressources humaines (FOHRM) du bureau extérieur (FOHRM) et s'assurer que les données du personnel sont à jour.
Surveiller le statut contractuel du personnel du projet et conseiller sur les mesures opportunes requises pour la prolongation ou le renouvellement du contrat.
Maintenir une liste de personnel distincte qui pourrait être utilisée comme un outil de surveillance par rapport aux informations contenues dans le FOHRM ainsi que pour améliorer la décision de la direction sur la planification des ressources humaines.
Aider l'unité des finances à clarifier et à rapprocher les EOIV mensuels de la paie du PNUD avec les informations contenues dans le FOHRM ou les contrats du personnel.
Organiser des programmes ou des réunions d'orientation et d'intégration pour le personnel nouvellement recruté (tant local qu'international) en relation avec le fonctionnement de l'organisation, la localisation de l'équipe de sécurité et de sûreté (UNDSS), la cantine, la recherche d'un logement dans le cas du personnel international, etc.
Veiller à ce que le personnel nouveau et existant soit informé ou informé en conséquence des nouvelles règles et réglementations en matière de RH du siège et du PNUD.
Préparation de la documentation d'une grande variété d'actions du personnel (c'est-à-dire séparation, promotion, prolongation de contrat, augmentations de salaire, etc.) et assurer le classement approprié des dossiers du personnel par projet et personnel individuel.
Examen des rapports d'évaluation des performances pour l'exactitude en ce qui concerne les procédures appropriées suivies.
Assurer un système de présence du personnel approprié et efficace et être le point focal pour toutes les demandes de congé.
Maintenir un fichier des tendances du personnel sur une base mensuelle/annuelle qui pourrait être utilisé pour surveiller le mouvement du personnel sur une période spécifique.
Tenir un registre des formations suivies au cours de l'année et, en consultation avec le chef des opérations, effectuer une analyse périodique des besoins de formation.
Agir en tant que personnel de liaison entre le PNUD / siège et ROSEN en ce qui concerne l'administration du personnel
Mener des entretiens de sortie pour les membres du personnel qui se séparent et les assister dans les formalités d'autorisation et de séparation.
3. Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Participation aux formations du personnel des opérations/projets sur les RH.
Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Effectuer toutes les tâches supplémentaires assignées par le superviseur.
Compétences
Compétences fonctionnelles
Construire des partenariats stratégiques
Niveau 1.1 : Maintenance des informations et des bases de données
Analyse les informations générales et sélectionne les documents à l'appui des initiatives de création de partenariats
Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances
Niveau 1.1 : Recherche fondamentale et analyse
Recherche les meilleures pratiques et propose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses
Connaissances professionnelles/Expertise technique
Niveau 1.1 : Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures
Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés au poste
Possède une connaissance de base des politiques et procédures organisationnelles relatives au poste et les applique de manière cohérente dans les tâches de travail
S'efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles par le biais d'études autodirigées et d'autres moyens d'apprentissage
Démontre une bonne connaissance des technologies de l'information et l'applique dans les affectations de travail
Promouvoir le changement organisationnel et le développement
Niveau 1.1 : Présentation d'informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel
Démontre sa capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions
Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion
Niveau 1.1 : Collecte de données et mise en œuvre de systèmes de gestion
Utilise des informations/bases de données/autres systèmes de gestion
Orientation client
Niveau 1.1 : Entretenir des relations efficaces avec les clients
Faire rapport aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée
Organise et priorise le calendrier de travail pour répondre aux besoins des clients et aux délais
Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats
Niveau 1.1 : Collecte et diffusion d'informations
Recueille et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de systèmes de responsabilisation et de gestion axée sur les résultats
Les compétences de base
Excellente compétences en communication et relation interpersonelles.
Capacité de travailler en équipe.
Bonnes compétences en service à la clientèle.
Capacité à travailler avec des personnes de nationalités, cultures différentes, etc.
Bonnes capacités d'analyse, d'organisation et de rédaction.
Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
Compétences et expérience requises
Éducation
Enseignement secondaire avec certification spécialisée en RH ou complété par une formation en personnel ou en administration générale.
Un diplôme universitaire en administration publique, finances, économie, sociologie et sciences politiques est souhaitable mais pas obligatoire
Expérience
Minimum cinq ans d'expérience en administration des ressources humaines dans un environnement multiculturel de toute autre grande organisation avec des systèmes, politiques et procédures RH établis.
Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web.
Langues :
La maîtrise de l'anglais et du français est requise.
Date de clôture : 1er avril 2022.
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