La Chaîne de l’Espoir recrute un Responsable Administratif, Financier et Logistique

MISSION GENERALE : assurer la gestion comptable, financière et budgétaire, la gestion administrative, et la gestion des achats et la logistique dans le respect des réglementations applicables, internes à LCDE ou externes.

Rattaché.e au.à la coordinateur.trice projet (CP), le.la Responsable administratif.ve, financier.ère et logistique est en charge de l’exécution des tâches suivantes :

1. Gestion et suivi comptable
   • Assurer la saisie des journaux de banque et journaux de caisse mensuels ;
   • Réaliser les affectations comptables et analytiques ainsi que leur contrôle ;
   • Assister la préparation des états financiers mensuels ;
   • Assurer les clôtures comptables mensuelles ;
   • Assister le.la CP dans la production des rapprochements bancaires et inventaires de caisse ;
   • Préparer les prévisionnels de trésorerie de l’antenne, valider ceux des partenaires et les soumettre à le.la CP pour validation et soumission au siège ;
   • Contrôler l’éligibilité des pièces comptables du projet, y compris des partenaires ;
   • Suivre les factures des fournisseurs et assurer le règlement ;
   • Accompagner, lorsque c’est nécessaire, les partenaires des projets à la gestion et suivi comptable ;
   • Transmettre au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives.
2. Suivi budgétaire et financier
   • Contribuer à la préparation du budget opérationnel du projet et toutes ses activités ainsi que ceux des partenaires ;
   • Assurer le suivi budgétaire en réalisé et en prévisionnel du projet, des activités et des contributions des bailleurs institutionnels et privés ;
   • Former, suivre et accompagner les associations partenaires du projet dans leur suivi budgétaire ;
   • Participer aux réunions de suivi budgétaire en collaboration avec le.la CP et les partenaires
   • Assister les exercices de révision budgétaire ;
   • Connaître et maîtriser les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets.
3. Gestion administrative
   • Contribuer à la négociation des contrats (achats, locations, etc.) en lien avec le.la CP ;
   • Soumettre au.à la CP, établir les contrats et s’assurer de leur suivi administratif ;
   • Etablir et tenir à jour les dossiers individuels du personnel, international et national, selon la législation en vigueur localement et les procédures de LCDE y compris les formalités liées au recrutement ;
   • Etablir et soumettre à la validation du.de la CP les fiches de paie mensuelles, les déclarations de cotisations, d’impôts et tout autre formalité relative à la rémunération, droits et taxes du personnel ;
   • En collaboration avec le.la CP, procéder à toutes les démarches nécessaires pour assurer la conformité de LCDE notamment à la législation en vigueur localement et à tout autre réglementation qui lui soit applicable dans le cadre de ses activités ;
   • Alerter sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de LCDE au Mali et en Côte d’Ivoire ;
   • Rédiger la partie administrative, financière et logistique du rapport mensuel interne et soumission au.à la CP ;
   • Assurer l’archivage, physique et/ou informatique, selon les standards de LCDE, de l’ensemble des documents administratifs, financiers et logistiques de l’antenne ;
   • Fournir au.à la CP des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés ;
   • Contribuer aux travaux relatifs aux audits et autres contrôles, internes ou externes, ainsi qu’à la mise en œuvre des recommandations acceptées ;
   • Produire et consolider des rapports de qualité et participer dans l’élaboration des rapports externes (bailleurs, autorités, etc.) à partir des données du projet et des partenaires.
4. Gestion achats et logistique
   ACHATS :
   • Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour le projet ;
   • Réaliser les achats tel que validés par le.la CP, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations ;
   • Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés ;
   • Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…) ;
   • Tenir à jour le suivi des achats réalisés ;
   • Assurer la mise en place d’un réseau de fournisseurs locaux pour son approvisionnement comme pour ses besoins en services. Il/elle connaît le marché local, élabore et tient à jour une base de données sur les fournisseurs et une liste de prix locaux.

GESTION DE STOCK :
• Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …

LOGISTIQUE :
• Assurer la gestion du parc d’équipement (informatique, communication, sécurité, etc.) ;
• Effectuer et analyser le suivi des consommations ;
• Veiller à la maintenance et aux réparations des équipements (véhicule, climatisation, etc.) ;
• Assurer la gestion des transports : organisation des déplacements du personnel y compris des missionnés ;
• Assurer le suivi et la réception des frets en lien avec les transitaires et expéditeurs ;
• Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par LCDE (électricité, plomberie, maçonnerie, etc.) ;
• Contribuer à l’accueil et à l’organisation des séjours des missionnés et organiser les mouvements des équipes dans le cadre des activités.

Profil du poste

FORMATION
BAC + 3 minimum en gestion administrative, financière ou logistique, en gestion de projet de développement ou formation équivalente.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale, Bonne connaissance des financements institutionnels

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
• Très bonne maitrise du Français (oral + écrit), l’anglais serait un plus ;
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir ;
• Patience, flexibilité et capacité d’adaptation ;
• Excellente capacité d’organisation ;
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse ;
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, etc.) ;
• Maitrise de SAGA serait un plus ;
• Aptitude à effectuer des déplacements, notamment entre le Mali et la Côte d’Ivoire ;
• Sens du relationnel et du contact ;
• Sens du travail en équipe ;
• Connaissance des financements des bailleurs institutionnels.

CONDITIONS
• CDD de droit ivoirien avec une société de portage salarial, 1 an renouvelable
• Poste à temps plein
• Salaire proposé : selon profil et expérience, compris entre 400.000 Fcfa et 650.000 Fcfa net négociable en fonction de la pertinence du dossier

Dossiers de candidature

DOSSIER A FOURNIR
• Une Lettre de motivation
• Un curriculum vitae avec trois (3) références professionnelles et contacts

A adresser par courrier électronique au plus tard le 21/08/2020 à : lcdeci.isc@gmail.com
Précisez en objet : Recrutement LCDE – RAFL ISC/SCOE