International Staffing Company recrute un Gestionnaire de Bureau.
Votre objectif est d’alléger les équipes en charge du commercial et de l’exécution des projets, à commencer par les associés. A la tête d’une équipe de 3 à 5 personnes, Vous serez donc responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau en gérant toute la gestion comptable, financière, administrative et logistique des différents services. Vous prendrez en charge, de manière autonome, la production de livrables quantitatifs et qualitatifs et aurez à cœur d’organiser et d’optimiser les ressources à votre disposition pour améliorer l’impact et la rentabilité des activités. Vous disposez d’une excellente capacité de travail, et aimez relever des challenges. Vous êtes extraverti et joyeux, plurivalent, souple d’esprit ; vous alliez rapidité et rigueur et savez faire preuve de discrétion. Au-delà de ces responsabilités, vous êtes profondément animé par notre vision et par notre cœur d’expertise et aspirez à développer à terme votre propre potentiel de facilitateur – coach – accompagnateur de changement. Vous aimerez ainsi, à horizon moyen/long terme, délivrer avec nos Coachs & Associés des programmes d’accompagnement à fort impact pour nos clients. Vous vous retrouvez également dans nos valeurs et les faites vivre au quotidien.
Principales responsabilités et livrables
Assistanat des associés
- Vous gérez l’agenda des associés et assurez la prise, la confirmation et l’organisation de leur rendez-vous et de leurs déplacements, aussi bien professionnels et personnels
- Vous prenez en main la gestion au quotidien des tâches et projets qu’ils souhaiteront vous confier, par exemple la coordination de projets immobiliers et le suivi de dossiers administratifs
- Vous assurez le respect de leurs obligations comptables fiscales, sociales et administratives
Livrables
- Obligations administratives et fiscales et administration des associés à jour
- Projets confiés réalisés dans les temps, et au niveau de qualité souhaité
- Agenda des associés à jour et optimisé
- Tenue d’une réunion efficace et hebdomadaire d’1h avec les associés
Comptabilité, Obligations fiscales et sociales, Suivi des budgets et Reporting •
- Vous garantirez la fiabilité et la conformité des comptes de l’entreprise en vérifiant la bonne tenue comptable et les déclarations sociales et fiscales réalisées par le cabinet (incl. Bilan et Comptes de résultats Annuels – comptabilité faite à ce jour par un cabinet reprise en interne envisagée à moyen terme).
Livrables :
- Comptes fiables réalisés à temps et obligations fiscales et sociales remplies dans les délais
- Compte rendu mensuel de vérification des comptes qui inclus les modifications à réaliser et les procédures à mettre en place ou à faire évoluer
- Vérification du classement des documents comptables, fiscaux, sociaux, etc.
- Manuel de procédures de toutes les tâches comptables et fiscales effectuées mis à jour au fur et à mesure
- Vous suivrez et optimiserez la trésorerie réelle et prévisionnelle de Beautiful Soul en assurant une facturation réactive et un recouvrement diligent, en négociant des délais de paiement avantageux avec nos fournisseurs en soignant les relations avec les tiers (banques, clients, fournisseurs, etc.), et en vous assurant d’un approvisionnement adéquat de la caisse.
- Une caisse à jour avec toutes les justifications nécessaires
- Rapprochements bancaires et suivis de caisse quotidiens
- Tenue des tableaux de trésorerie réelle et de recouvrements hebdomadaires, voire journalier quand la situation le justifie
- Tableau de trésorerie prévisionnelle (sur 6 mois) mis à jour chaque mois
- Vous optimiserez la marge brute et nette en optimisant les coûts et en mettant en place ou à jour les tableaux de bords financiers nécessaires au suivi des activités par les associés et l’équipe.
- Mise à disponibilité du compte de résultat mensuel simplifié et du tableau de bord des activités, avec analyse des résultats
Approvisionnement, Administration des personnes et du bureau
- Vous sélectionnez les fournisseurs, gérez pro-activement les achats, contrats et règlements des factures. Vous organisez et maintenez le bureau, les moyens et l’environnement de travail tout en voua assurant de répondre aux besoins de support de l’équipe.
- Vous faites l’interface entre les prestataires extérieurs et la direction (clients, administrations, cabinets juridique, comptable, etc.)
- Check-list de l’état du bureau et des immobilisations (incl. véhicule, assurance, jardin, etc.) hebdomadaire avec prise des actions nécessaires pour maintenir les bureaux dans un état impeccable
- Vous assurez la gestion administrative de tout le personnel (contrats, temps de travail, absences, congés, paie,)
- Documents en lien avec le droit du travail en règle, visés par les autorités compétentes quand nécessaire
- Tenue de la comptabilité des vacances et des absences •
- Vous recrutez et intégrez les salariés qui vous rapportent, en vous assurant d’une productivité optimale de chacun
- Fiches de contrôle sur les différentes activités déléguées
- Vous mettez en place et veillez à l’application effective des actions & procédures nécessaires pour sécuriser, optimiser, en termes de coût et d’allocation des ressources, la gestion de l’administration, des finances, des achats, stocks et équipements.
- Manuel de procédures mis à jour régulièrement
- Des coûts administratifs contenus, voire en baisse
Développement commercial et marketing
- Vous supervisez la réception des appels et des visiteurs et prenez en charge la consultation des différents emails, réseaux sociaux, et sites d’information (facebook, Youtube, Linkedin, Instagram, sites d ‘appels d’offre). Vous assurez que les informations reçues sont transmises et traitées par la personne habilitée dans des délais réactifs
- Vous gérez les prises de rendez-vous pour les personnes habilitées à mener des rendezvous commerciaux ainsi que les campagnes de prospection téléphonique
- Vous vous assurez de la bonne prise en charge des prospects entrants par les équipes en charge du commercial et, pour les ventes les moins complexes, vous vous assurez de faire avancer autant que possible de cycle de vente
- En ce qui concerne les formations inter-entreprises, vous vous assurez du bon suivi administratif des dossiers pour chacun des participants
Livrables :
- Des rendez-vous de prospection toutes les semaines
- Une identification et traçabilité de toutes les opportunités entrantes dans les fichiers de suivi
- Outils de gestion et bases de données (Google Drive, YMLP et Google Calendar à ce jour) mis à jour et complété tous les jours.
Logistique et coordination de projets
- Contribuer, quand approprié, à la mise en œuvre d’actions définies dans le cadre des projets, en tenant compte des standards d’exigence et du respect des délais fixés
- Organiser les événements ponctuant la vie interne, tels que les anniversaires (ou autre événement important), déjeuners et pots réguliers
Livrables :
Satisfaction des coachs, des collaborateurs et des clients
Supervision et développement de l’autonomie & du potentiel de votre équipe
Etablir des relations positives avec chacun des membres de l’équipe à travers une communication appropriée y compris une réunion hebdomadaire avec chacun de vos collaborateurs
- S’assurer d’une compréhension clair des rôles, responsabilités, priorités et activités à réaliser par chaque membre de l’équipe
- Conduire régulièrement des sessions de feedback individuelles et collectives ainsi que des entretiens ad-hoc pour accompagner l’équipe dans la mise en œuvre effective des actions à délivrer
- Assurer en permanence que la qualité des services et du travail fournis par l’équipe répond aux engagements et aux standards d’exigences fixés (tant en interne qu’en externe)
- Au fur et à mesure du développement du business, identifier, recruter et développer les nouveaux membres de l’équipe pour soutenir les activités
Livrables :
Réalisations des responsabilités, tâches et objectifs assignés à l’équipe et à ses membres
Responsabilités transversales
- Préparer et être force de propositions lors des réunions d’équipe
- Identifier et recommander les outils nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et s’assurer de leur mise en œuvre effective par l’ensemble du personnel concerné
- Gérer et résoudre de manière proactive, calme et constructive les éventuels difficultés et contentieux
Compétences, expériences et comportements requis:
- Alignement à nos valeurs et à notre vision,
- Expérience confirmée de 3 ans minimum dans un poste d’Office Manager
- Diplôme d’enseignement supérieur niveau master
- Bonne connaissance et un réel intérêt pour l’industrie des services aux organisations, tels que les métiers du Conseil, du Recrutement ou de la Formation.
- Parfaite maitrise de l’anglais
- Forte capacité d’organisation, de rigueur et d’analyse. Grand sens des priorités et des responsabilités. Capable de prises d’initiatives et désir de relever de nouveaux défis
- Autonome et capable de nouer des relations de qualité (notamment avec son management), avec le focus sur le service et la satisfaction client
- Maitrise des outils bureautiques et informatiques de gestion (Excel, Word, Powerpoint, Acrobat, Sage, Google Drive, Google Calendar, Gmail, etc.)
