Job description pour le poste Assistant (e) de Direction en bureautique.
Communication interne et externe :
- Recevoir les visiteurs de manière conviviale
- Traiter les appels téléphoniques/répondre aux emails de manière conviviale
- Recevoir, enregistrer et transmettre les courriers reçus
- Veiller à transmettre les messages aux personnes adéquates
- Rédiger les courriers administratifs et s’assurer de leur transmission
- Faire un bon archivage électronique et physique des documents administratifs
Communication écrite de l’entreprise :
- Prendre des notes, traduire des textes, rédiger des lettres, des notes, etc…….
- Contrôler les documents du point de vue du contenu et de la langue avant signature par le Directeur
- Préparer certaines présentations PowerPoint du Directeur Général
- Gestion et suivi des dossiers professionnels
- Collecter et traiter des données pour compléter les dossiers (factures, devis, commandes, etc……),
- Enregistrer et classer les documents
- Organisation des rendez-vous et du planning du responsable
- Organiser des rendez-vous, des réservations
- Planifier des tâches
- Rappeler les éléments spécifiques au Responsable
- Préparation et organisation des réunions, déplacements/voyages d’affaires du responsable
- Prendre les mesures préparatoires (rédaction de listes des participants, rédaction et envoie de l’ordre du jour, invitation des participants et rédaction des rapports)
- Organiser les voyages du Directeur de Succursale (intérieur du pays comme à l’étranger) : billet d’avion, formalités administratives de visa et hébergement
Acquisition et Prospection
- Consulter les sites web pour la collecte des AMI et AO intéressant pour le bureau Inros Lackner
- Préparer et transmettre les dossiers de manifestation d´intérêt
- Assister l´équipe d´ingénieurs dans la préparation des dossiers d´appels d´offres Travailler en étroite collaboration avec le département acquisition de Brême
Projets
- Assister la Direction et les ingénieurs dans le suivi administratif des projets.
L’employée s’engage à s’acquitter en toutes circonstances avec soin et fidélité des travaux qui lui seront confiés par SUARL ou son représentant et à manifester la plus grande disponibilité toutes les fois que l’intérêt d’ SUARL l’exigera.
Profil
Nombre d’année d’expérience 5 ans ou plus.
Avoir un diplôme en BTS ou en DUT
Pour postuler, envoyez vos CV: dakar@inros-lackner.info
Date limite: 15 Novembre 2022.
