Assistant(e) de Direction

Responsable des Opérations

Vous assisterez le Délégué général dans la gestion administrative, financière, comptable, logistique et relationnelle de la Délégation. Vous veillerez au bon fonctionnement des activités institutionnelles, diplomatiques et de coopération entre la Wallonie-Bruxelles et le Sénégal, dans un contexte multiculturel et institutionnel exigeant.

Activités principales

Gestion administrative & institutionnelle

Rédaction et archivage de la correspondance officielle (courriers, rapports, Reporting).
Gestion des documents sensibles (accords, conventions) et respect des procédures sécuritaires.

Organisation événementielle et protocolaire

Coordination logistique des événements institutionnels (réceptions, séminaires de coopération, missions économiques).
Gestion des déplacements officiels du Délégué général (visas, billets d’avion, réservations hôtelières).
Application des règles protocolaires (accueil des dignitaires, placement lors des cérémonies).

Communication et relations publiques

Interface avec les partenaires :
- Institutions sénégalaises (gouvernement, ambassades et institutions sénégalaises des belges).
- Siège de Wallonie-Bruxelles International (WBI) à Bruxelles.
- Acteurs de la coopération (ONG, universités, entreprises).
Gestion des appels, courriels et réseaux sociaux institutionnels.
Accueil physique et téléphonique des visiteurs (diplomates, partenaires, publics).

Soutien aux programmes de coopération

Suivi administratif des conventions de financement et rapports d’activité.

Finances/comptabilité

Tenue de la caisse de fonctionnement
Suivi des comptes bancaires, des dépenses, des chèques émis
Comptabilité du poste
Encodage et Reporting au Siège

Ressources humaines

Etablissement des fiches de salaires
Gestion des paiements obligatoires (impôts, charges sociales, frais médicaux)
Rédaction des documents sociaux

Logistique

Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires
Suivi de l’entretien du matériel et du mobilier
Suivi des achats et des commandes
Veille du matériel IT.

Profil

Diplôme de niveau Bac +3 minimum en Assistanat de Direction, Relations Internationales ou Administration
Une formation en protocole diplomatique ou gestion de projets est un atout
Justifier d’au moins 5 ans d’expérience en assistance de direction en contexte institutionnel, diplomatique ou de coopération (expérience en Afrique de l’Ouest fortement valorisée).
Maîtrise avancée du Pack Office + outils collaboratifs (SharePoint, Teams).
Français (impératif institutionnel belge)
Wolof ou autre langue locale (atout majeur).
Sens aigu du protocole et discrétion absolue (secret professionnel).
Adaptabilité interculturelle et résilience en contexte africain
Esprit d’équipe et aisance relationnelle
Assertivité et résistance au stress
Excellente présentation
Autonomie, sens de l’initiative, et capacité à gérer des urgences
Intégrité, rigueur dans le respect des délais et des procédures administratives complexes.