Activités principales
Gestion du flux de travail
- Concevoir et gérer des systèmes efficaces d’organisation du travail de bureau.
- Rédiger tout document nécessaire pour le fonctionnement de l’entreprise
- Tenir la petite caisse, gérer les petites dépenses et fournir hebdomadairement le brouillard de caisse en RELATION avec la comptabilité de la société.
- Assurer le suivi des documents ; gérer l’arrivée du courrier ordinaire et électronique.
- Assurer les encaissements des sommes versées à la société
- Assurer les versements bancaires des sommes encaissées
- Fournir quotidiennement avec la supervision de la comptabilité de la société, le bordereau des encaissements et versements des sommes encaissées.
Administration du bureau
- Organiser et participer à des réunions et des rendez-vous, pour s’assurer de leur bonne préparation et pour apporter une assistance générale.
- Répondre aux questions posées par le grand public ; filtrer les appels téléphoniques et les requêtes et les gérer de manière appropriée ; accueillir et entretenir les visiteurs ; organiser et gérer les calendriers électroniques et prendre les rendez-vous.
- Apporter aux membres du personnel, en cas de besoin, une assistance dans la production de documents dans l’intérêt de l’entreprise.
- Apporter un appui administratif général à la Société en ce qui concerne les locaux pour bureaux, l’attribution du mobilier de bureau, l’équipement et les fournitures alloués à la Société. Demander l’exécution des travaux de réparation et de maintenance et veiller au suivi pour s’assurer que lesdits travaux ont été menés à bonne fin ;
- Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs tels que les absences du personnel (congés annuels, absences exceptionnelles et congés de maternité).
Gestion des ressources
- Aider la direction à gérer les questions relatives aux suivi des clients, le contentieux, examiner les dépenses de la petite caisse ; et attirer l’attention de la direction sur les problèmes;
- Participer à la préparation de la revue annuelle et à mi-exercice des relevés de compte des propriétaires par la saisie et le suivi des données.
Profil requis
- BAC + 3 en Secrétariat, Assistanat, Administration
- 02 ans d’expériences dans un poste identique ou poste similaire
Pour postuler
Envoyez votre Curriculum Vitae (CV) en format Word avec en objet, la mention «Assistant administratif(ve)» à servicerecrutementpcgsn@phoenixcga.com
