Assistant Achats, Voyages et Logistique

Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline : 01-Oct-19 (Midnight New York, USA)
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-5
Languages Required : English French
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start) 02-Jan-2020
Duration of Initial Contract : 1 an – renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de disponibilité de fonds
Expected Duration of Assignment : 1 an – renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de disponibilité de fonds

Background

Sous l’autorité du Directeur Régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre et sous la supervision directe du Chargé des Operations, l’Assistant(e) Achats/Voyages et Logistique est chargé(e) de fournir les services généraux de support administratif et de mise en œuvre de la stratégie opérationnelle de l’Organisation. Tout en assurant la qualité et la précision du travail, Il (Elle) promeut un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures de la section.

Duties and Responsibilities

L’assistant(e) Achats/Voyages et Logistique analyse et interprète les règles et lignes directrices concernant, le service d’approvisionnement, la politique voyage et la gestion des actifs dans le plein respect des règles et procédures des Nations Unies/ONUDC.

Le titulaire du poste assure la mise en œuvre de la stratégie de gestion opérationnelle, avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants :
• Entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines de contrats, gestion des achats, comprenant l’organisation et le suivi des processus d’achats, l’exécution et le suivi des contrats;
• Traitement des demandes d’achat de biens/services qui lui sont assignées;
• Négocier certaines clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures ;
• S’assurer que le processus d’approvisionnement soit équitable et transparent ;
• Coordonner la logistique relative aux ateliers organisés par les programmes : visas, billets d’avion, réservations d’hôtel;autorisation de voyage, transferts à l’aéroport, requêtes de per diem et justificatifs de dépenses;
• Traitement des autorisations et demandes de voyages relatives aux frais de voyage pour les membres du personnel, les consultants, le personnel des Nations Unies, les experts, en s’assurant que les règles des Nations Unies sur l’itinéraire la plus directe et les prix les plus compétitifs sont suivies;
• Prendre des dispositions pour l’accueil à l’aéroport des fonctionnaires de haut niveau et appui pour accélérer les procédures douanières et d’immigration, le cas échéant;
• Coordonner avec le service Finance/Administration et s’assurer du bon suivi des dossiers de paiement des fournisseurs;
• Préparer les notes verbales à adresser à l’Administration Fiscale et Autorités Sénégalaises pour l’obtention des titres d’exonération de douane et de TVA;
• Tenir à jour l’inventaire des équipements et accessoires informatiques, des mobiliers de bureau.
• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et des biens ;
• Participer à la vérification annuelle des actifs ;
• Assure l’interface avec les prestataires externes dans la gestion du bâtiment et de ses installations : outils de communication du bureau, salle de vidéo conférence, matériel de vidéo conférence, le système de vidéosurveillance, imprimantes, groupe électrogène etc.) ;
• Identifier de potentiels fournisseurs/prestataires et service d’interface entre le bureau et les vendors pour l’enregistrement de ces derniers dans la base de données des fournisseurs sur la plateforme Umoja;
• Assure la facilitation du développement et du partage des connaissances;
• Organiser et maintenir le dossier partagé, les fichiers électroniques, la base de données et la plateforme électronique de l’équipe Opérations;
• Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés des pratiques;
• Effectuer toutes autres tâches demandées par la hiérarchie.

Les résultats clés de qualité et de précision du travail du candidat sont escomptes et auront un impact sur l’exécution et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle du Bureau de l’ONUDC. L’enregistrement des données exactes et la présentation des informations administratives ainsi qu’une approche axée sur le client renforcent les capacités de l’ONUDC à fournir des services de qualité globalement dans le domaine de la gestion administrative.

Competencies

Competences fonctionnelles
Renforcement des partenariats stratégique
Niveau 1.1: Maintien des informations et des bases de données
• Analyse les variétés d’informations et identifie des domaines clés, en l’appui aux initiatives de renforcement de partenariat.
Promouvoir l’apprentissage organisationnel et le partage des connaissances
Niveau 1.1: Recherche et analyse de base
• Identifie les meilleures pratiques et propose de nouveaux moyens plus efficaces de travailler.
Connaissance du Travail / Expertise Technique
Niveau 1.1: Connaissances fondamentales des processus, méthodes et procédures
• Comprend les principaux processus et méthodes de travail liés à la position;
• Avoir des connaissances de base des politiques et procédures organisationnelles liées à la position et les applique de manière consistante dans l’exécution de ses fonctions;
• S’efforce de maintenir à jour ses connaissances de la fonction, par l’étude et d’autres moyens d’apprentissage;
• Démontre de très bonnes connaissances des outils informatiques et utilisation des logiciels multimédias ainsi que d’autres applications.
Promouvoir le changement et le développement organisationnel
Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques du changement organisationnel
• Aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.
Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion
Niveau 1.1: Collecte de données et la mise en œuvre de systèmes de gestion
• Utilisation information / bases de données / d’autres systèmes de gestion de l’information.
Orientation client
Niveau 1.1: Entretenir des relations efficaces avec les clients
• Fournit des rapports aux clients internes et externes en temps opportun et approprié;
• Organise et hiérarchise horaire de travail pour répondre aux besoins et aux délais des clients ;
• Répond avec diligence et efficacité aux besoins des clients.
Compétences core :
Professionalisme : Bonne connaissance de la gestion operationnelle ; Sens éthique fort ; Capacité à porter un bon jugement et à prendre les décisions permettant l’atteinte des objectifs
Planification et organisation : Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail.
Communication : Capacité à écrire de manière claire et concise ; et a bien communiquer oralement en français et en anglais.
Travail en équipe: Bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines et culturelles.

Required Skills and Experience

Education
• Etudes secondaires, être obligatoirement titulaire du diplôme du Baccalauréat ;
• Education Universitaire (Bachelor/Licence) en Administration (Administration des affaires ou Administration publique) ou équivalent serait désirable mais pas obligatoire ;
• Une formation spécialisée dans le domaine des achats est un atout.

Expérience
• Avoir au moins 5 années d’expériences professionnelle pertinentes en assistance administrative et/ou achat et logistique
• Une expérience au sein du Système des Nations Unies est considérée comme un atout ; de même qu’une expérience du système Umoja
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.).

Langues
• Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais
• Compréhension de l’anglais est également requise