L'ONU recrute un assistant administratif.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l'adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :
Administration générale
Établit, archive, stocke et gère les données, les procès-verbaux des réunions et les informations pertinentes pour le champ d'application des activités de coordination du Bureau régional du DCO pour l'Afrique - Dakar Hub en soutien aux CR / UNCT et aux directeurs régionaux des AFP.
Identifie et résout divers problèmes/problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent et détermine les actions appropriées.
Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l'équipe interne au bureau régional du DCO, au siège du DCO et dans les bureaux des coordonnateurs résidents.
Assurer la liaison avec les autres membres du personnel administratif de l'UNCT au lieu d'affectation et à travers l'Afrique pour assurer la cohérence dans l'application des processus.
Effectue d'autres tâches administratives connexes, selon les besoins, telles que le programme de voyage opérationnel, le suivi des comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services, la planification de l'espace physique et l'entretien de l'équipement, et/ou l'organisation et la coordination de séminaires, de conférences et de traductions.
Assurer la liaison avec le PNUD sur les questions d'intérêt (Fourniture de services du PNUD pour le Bureau régional.
Gérer l'emploi du temps du directeur régional adjoint, assurer la liaison avec l'assistant administratif principal du bureau régional du DCO et faciliter la participation aux réunions avec les bureaux des coordonnateurs résidents, les équipes de pays des Nations Unies (UNCT), les entités régionales des Nations Unies, le siège du DCO, le personnel du bureau régional du DCO pour l'Afrique – Dakar Hub, Bureau régional DCO pour l'Afrique à Addis-Abeba, et avec d'autres parties prenantes et partenaires .
Gestion des ressources humaines
En étroite collaboration avec l'assistant administratif principal du bureau régional du DCO pour l'Afrique, coordonne diverses actions liées à l'administration des activités de ressources humaines de l'unité, par exemple, le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l'évaluation des performances, les révisions de la classification des emplois, la séparation du personnel membres, formation, etc., assurant la cohérence dans l'application des règles et procédures de l'ONU.
Assure la liaison avec l'administration centrale / les services exécutifs pour maintenir des informations à jour sur le recrutement, la réinstallation, l'évaluation des performances, la séparation des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l'application des règles et procédures de l'ONU.
Conseiller le personnel sur les questions de visa et assurer le suivi avec le PNUD des demandes de visa et faciliter le retrait des passeports auprès des ambassades, le cas échéant et pertinent.
Surveille les tableaux de dotation pour une variété d'activités de ressources humaines, telles que les nominations, les départs à la retraite, l'expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements de personnel ; surveille en particulier les nominations et les réaffectations des coordonnateurs résidents et les modalités de nomination par intérim des coordonnateurs résidents par intérim (CR) dans les régions de l'Afrique de l'Ouest, du Centre et du Nord ; tient à jour la liste des RC, y compris leurs coordonnées.
Budget et finances
En étroite collaboration avec l'assistant administratif principal du Bureau régional du DCO pour l'Afrique, fournit une assistance experte dans la préparation et l'élaboration du programme de travail et du budget du Bureau régional du DCO pour l'Afrique.
Assiste les gestionnaires dans l'élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
Examine les demandes de biens et de services pour s'assurer (a) que les bons objets de dépense ont été facturés et (b) la disponibilité des fonds.
Aide à la préparation des soumissions de performance budgétaire en coordination avec d'autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
Administration des contrats / approvisionnement
Fournir des services de coordination opérationnelle et administratifs dans la planification des ressources d'entreprise (ERP - connue sous le nom d'Umoja à l'ONU), pour soutenir les projets et activités d'approvisionnement, conformément aux processus standard ; soulever des demandes de biens, de services et d'embauche de consultants/entrepreneurs individuels.
Examiner et préparer les exigences et la portée des travaux et les spécifications des biens et services et les documentations nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.
Coordonner avec l'administration quotidienne des contrats entre l'ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services.
Maintenir les dossiers internes et les documentations pertinentes pour les activités d'approvisionnement.
Inspecter et recevoir les biens/services reçus par rapport au bon de commande, aux factures fournies par l'entrepreneur et effectuer des activités de gestion des actifs
Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements après réception et exécution satisfaisantes.
Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations des Nations Unies pour le personnel contractuel et de travail de l'unité, de la section ou du service des Nations Unies, y compris les laissez-passer, les laissez-passer, l'accès par carte magnétique et les clés de porte.
Exigences de l'emploi
Éducation
Un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études secondaires est requis.
La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l'examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l'ONU.
L'expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l'audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience de travail avec un système de planification des ressources d'entreprise (ERP), tel qu'Umoja ou similaire, est souhaitable.
Une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable.
Une expérience de la collaboration inter-agences ou inter-organisations en matière de développement durable au niveau régional est souhaitable.
Une expérience de travail dans une équipe multiculturelle aux niveaux national, régional et mondial est souhaitable.
Langues
L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l'objet du présent avis, la maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit est requise. La connaissance d'une autre langue officielle de l'ONU est un avantage.
Date limite de candidature : 31 juillet 2022
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