Le Centre international d'amélioration du maïs et du blé, connu sous son acronyme espagnol CIMMYT®, est une organisation de recherche agricole pour le développement à but non lucratif avec des partenaires dans plus de 100 pays. Veuillez consulter notre site Web pour plus d'informations : www.cimmyt.org
Nous recherchons un professionnel dynamique, motivé et axé sur le service pour le poste de coordonnateur de bureau. Relevant du représentant pays du CIMMYT et fonctionnellement des fonctions de soutien corporatives correspondantes au siège du CIMMYT, le coordonnateur du bureau est responsable des opérations administratives et logistiques au Sénégal.
Le devoir de poste pour ce poste est Dakar, Sénégal.
Tâches spécifiques
Finance:
Élaborer et mettre en œuvre des procédures efficientes et efficaces pour la budgétisation et la comptabilité.
Conseiller les détenteurs de budget sur la gestion financière.
Créer des systèmes de contrôle interne solides.
Veiller à ce que les politiques et procédures financières établies du CIMMYT soient adaptées et mises en œuvre au bureau.
Coordonner la soumission en temps opportun des rapports mensuels au siège.
Aider à l'examen et au suivi des rapports financiers des sous-subventions.
Maintenir une relation efficace avec le partenaire hôte AfricaRice et assurer la réception en temps opportun des services facturés et la résolution des litiges.
Veiller au respect du cadre réglementaire statutaire et financier du pays.
Veiller au respect des réglementations fiscales directes et indirectes. Préparer les calculs de taxes et suivre les remboursements de TVA.
Superviser le traitement de tous les virements bancaires et rapprochements.
Assurer les versements en temps opportun et la comptabilisation des avances du personnel et des paiements aux fournisseurs.
Assurer une trésorerie adéquate pour les besoins du bureau et préparer les calendriers des virements à partir du compte central du CIMMYT.
Superviser l'intégration des règles et processus financiers du CIMMYT avec ceux de l'organisation hôte, AfricaRice et les meilleures pratiques de l'industrie.
Examinez les transactions de biens et de services effectuées/traitées par l'hôte. centre au nom du CIMMYT et s'assurer qu'ils sont alignés sur l'accord du centre d'accueil et les services réels fournis.
Soutenir et coordonner la consolidation financière avec l'équipe Global Financial Services de CIMMYT.
Coordonner toute demande des chefs de projet et du personnel du CIMMYT basés au Sénégal avec les unités concernées d'Africa Rice et s'assurer qu'elles sont dûment approuvées conformément à la délégation d'autorité du CIMMYT avant leur exécution avec Africe Rice.
Ressources humaines:
Organiser en collaboration avec AfricaRice le recrutement du personnel LRS selon les besoins opérationnels.
Soutenir l'embauche de consultants et d'IRS à poster dans le pays.
En collaboration avec AfricaRice, prendre la responsabilité de toutes les activités d'administration du personnel (embauche, départ à la retraite des réguliers, des temporaires et des consultants).
Soutenir l'équipe de gestion de l'IRS au siège sur toutes les demandes liées à l'IRS au Sénégal.
Assurer le respect de la législation locale applicable et de toutes les politiques et procédures RH d'AfricaRice et du CIMMYT pour les différentes catégories de personnel, y compris l'embauche, la discipline, la promotion, la résiliation, etc.
En collaboration avec AfricaRice, fournir des données en temps opportun pour que toutes les transactions de paie soient traitées conformément aux pratiques du CIMMYT et/ou d'AfricaRice, garantissant ainsi le plein respect des dispositions fiscales et de sécurité sociale.
Développer, mettre en œuvre et réviser des sessions d'initiation régulières pour le nouveau personnel.
En collaboration avec AfricaRice, maintenir les fichiers et bases de données du personnel du LRS.
Organiser des formations dans le pays, en collaboration avec les RH du siège social en fournissant des informations sur les besoins locaux, les pratiques du marché et des retours sur les processus.
Faciliter le traitement de l'évaluation annuelle des performances, des salaires et des promotions du LRS.
Contribuer à la mise en œuvre des systèmes d'information RH et de toutes les politiques et procédures associées. Veiller à ce que les informations saisies dans le système global de gestion des ressources humaines soient régulièrement mises à jour et exactes.
Assurer une communication interne appropriée sur les sujets RH en coordination avec l'équipe RH au siège.
Développer et mettre en œuvre des initiatives de bien-être du personnel.
Préparer et / ou examiner les documents pour le traitement des exemptions pour tout le personnel de CIMMYT International et d'autres documents liés au protocole conformément aux lois sénégalaises.
Assurer la conformité des activités avec les normes internationales du protocole diplomatique et les partager avec le personnel concerné et les parties prenantes du CIMMYT.
Autres responsabilités administratives :
Effectuer les achats dans le pays pour assurer une gestion efficace et efficiente du bureau, conformément aux politiques et à la délégation de pouvoir du CIMMYT.
Travailler en étroite collaboration avec le siège du CIMMYT et l'équipe des services d'assistance d'AfricaRice pour aligner le processus d'approvisionnement sur les politiques pertinentes.
Veiller au respect des accords entre le CIMMYT et les organisations partenaires et les agences gouvernementales. Soutenir le processus de renouvellement des ententes, au besoin.
Veiller à ce que l'accord de gestion CIMMYT - AfricaRice soit géré efficacement et que les renouvellements soient effectués en temps opportun.
Faciliter les audits internes et externes qui se déroulent dans le pays et assurer la mise en œuvre des recommandations d'audit pertinentes pour l'organisation et/ou l'OR en collaboration avec AfricaRice.
Organiser des réunions, des ateliers et des séminaires en soutenant les voyages, les VISA et en aidant à organiser le séjour à l'hôtel des visiteurs/officiels, la réservation de salles de conférence, etc.
Superviser les questions de sécurité et coordonner avec l'agent de sécurité d'AfricaRice et l'unité de gestion des risques du siège du CIMMYT pour assurer une résolution rapide de tout problème qui survient. Aider à la préparation du SOP de sécurité, du plan d'urgence et d'évacuation.
En collaboration avec l'unité de gestion des risques du siège du CIMMYT, préparer et mettre en œuvre le plan de santé et de sécurité au travail pour se conformer aux politiques et réglementations du CIMMYT.
Soutenir l'administration des véhicules.
Toute autre activité requise par le superviseur.
Qualifications académiques, compétences et attitudes requises
Baccalauréat ou maîtrise en administration, finance, RH ou opérations ou diplôme équivalent.
Minimum 5 ans d'expérience de travail dans un domaine multifonctionnel.
Expérience de travail avec des donateurs et connaissance des exigences des donateurs pour les projets financés.
Expérience de travail dans des environnements internationaux.
Connaissance approfondie et expérience pratique de MS Office, en particulier MS Word et MS Excel.
Bonnes capacités d'analyse et de rédaction de rapports.
Haut niveau de confidentialité et d'intégrité.
Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais.
Flexibilité dans la prise en charge de tâches en dehors des responsabilités professionnelles habituelles, au besoin.
Le candidat sélectionné doit démontrer les compétences suivantes : Pensée critique et créative. Communication, travail d'équipe,
Négociation et résolution de conflits, et orientation client.
Le poste est pour une durée initiale d'un (1) an, après quoi un nouvel emploi est soumis à la performance et à la disponibilité continue des fonds.
Les candidats doivent postuler ici pour SN22241_Office Coordinator. La présélection et le suivi des candidatures commenceront le samedi 31 décembre 2022. Les candidatures doivent être accompagnées d'un CV et d'une lettre de motivation. Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération.
Notez que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Ce poste restera ouvert jusqu'à ce qu'il soit pourvu.
Le CIMMYT est un employeur garantissant l'égalité des chances. Il favorise un environnement de travail multiculturel qui valorise l'égalité des sexes, le travail d'équipe et le respect de la diversité. Les femmes sont encouragées à postuler.
Pour postuler à cette offre, veuillez cliquer sur le lien suivant : www.cimmyt.org.
